BEG IV Bürokratieentlastungsgesetz IV: Deutschlands Bürokratie-Abbau 

Eine Studie des ifo Instituts zeigt, dass durch die Bürokratie in Deutschland knapp 146 Milliarden Euro an Wirtschaftsleistungen entschwinden. Das hohe Bürokratieniveau stellt auch oft eine Herausforderung für Unternehmen und Privatpersonen dar. Lange, zeitaufwändige Prozesse, hoher Ressourcenaufwand und bürokratische Hürden gehören zu den häufigsten Problemen.

Angesichts multipler Krisen, einer stockenden Wirtschaft und angespannten Haushaltslagen ist die Beseitigung unnötiger Bürokratie von großer Bedeutung. Im Koalitionsvertrag „Mehr Fortschritt wagen“ der 20. Legislaturperiode hatten die Regierungsparteien daher vereinbart, ein Bürokratieentlastungsgesetz vorzulegen. Welche Änderungen nun auf euch als Arbeitgeber:innen zukommen und welche Gesetze sich geändert haben, erfahrt ihr in diesem Beitrag.

Themen in diesem Beitrag:

Was bedeutet Bürokratie?

Bürokratie bezeichnet eine streng geregelte Verwaltung mit genau definierten Abläufen und Verantwortlichkeiten. Der Begriff entstand in den 1760er Jahren als ironischer Kommentar zu den politischen Veränderungen in Frankreich und bedeutet wörtlich „Regelung durch das Büro“ (französisch Bureau = Büro). In der Bürokratie werden Verwaltungsprozesse dokumentiert und kontrolliert, um eine geregelte Ordnung sicherzustellen.

Was sind die Nachteile von Bürokratie?

Verwaltungen, in denen viel Bürokratie herrscht, gelten sehr oft als starr und unbeweglich. Gerade für Bürger:innen ist der lange Zeitaufwand aufgrund von bürokratischem Aufwand lästig. In den letzten Jahren gab es immer wieder Überlegungen, wie man die Verwaltungen besser – also übersichtlicher, schneller und bürgernaher – machen kann. Diesen Vorgang nennt man einen Bürokratie-Abbau.

Was ist das Gesetz zur Bürokratieentlastung IV?

Am 26. September 2024 hatte der Bundestag den Entwurf für ein Bürokratieentlastungsgesetz IV (BEG IV) angenommen. Mit diesem Gesetz will die Bundesregierung für eine wirtschaftliche Entlastung von rund 944 Millionen Euro sorgen, mehr unternehmerischen Freiraum schaffen sowie den bürokratischen Aufwand verringern. Die 74 Änderungen sind zum 01. Januar 2025 in Kraft getreten. Aber was ist dabei vorgesehen?

Welche Entlastungsbeiträge bringt das BEG IV?

Für Unternehmer:innen und Verwaltungsbehörden entstehen durch das BEG IV gewisse Entlastungen, die zum einen zu Kosteneinsparungen, aber auch zu Aufwandsentlastungen führen. Schauen wir uns die wichtigsten Entlastungsbeiträge an:

Kürzere Aufbewahrungsfristen für Buchungsbelege

Die handels- und steuerrechtlichen Aufbewahrungspflichten für Buchungsbelege wurden von 10 auf 8 Jahre verkürzt. Auf diese Weise werden die Kosten für ein sicheres Verwahren reduziert, da keine zusätzlichen Räume für die Lagerung von Unterlagen angemietet werden müssen. Ebenso werden die Kosten für eine elektronische Speicherung durch die verkürzten Fristen reduziert. Die Bundesregierung rechnet allein für diesen Punkt mit einer jährlichen Entlastung von etwa 626 Millionen Euro.

Zentrale Datenbank für Steuerberatung

Außerdem soll eine zentrale Vollmachtsdatenbank für Steuerberater:innen entstehen. Dadurch werdet ihr als Arbeitgeber:innen entlastet, denn ihr benötigt keine schriftlichen Vollmachten mehr, um eure Steuerberatung wahrzunehmen. Hierbei reicht nun eine Generalvollmacht aus. Sie wird elektronisch in der Datenbank eingetragen und kann somit von allen Träger:innen der sozialen Sicherung abgerufen werden.

Entfallene Meldepflicht in Hotels

Es wird für deutsche Staatsangehörige keine Hotelmeldepflicht mehr geben. Jährlich werden knapp 129 Millionen touristische Übernachtungen in Deutschland durchgeführt. Durch den Entfall der Meldepflicht reduziert sich der jährliche Zeitaufwand der deutschen Bürger:innen um ca. 3 Millionen Stunden. Auch mit diesen Änderungen sollen rund 62 Millionen Euro jährlich eingespart werden.

Mehr digitale Rechtsgeschäfte

Hierbei sollen Schriftformerfordernisse zu Textformerfordernissen abgesenkt werden. Die Textform setzt, anders als die Schriftform, keine eigenhändige Unterschrift voraus. Es reichen beispielsweise auch eine SMS, eine E-Mail oder eine Messenger-Nachricht aus. Das ermöglicht zukünftig digitale Abwicklungen von vielen Rechtsgeschäften. Nicht nur für euch Arbeitgeber:innen, sondern auch für die Menschen im Alltag stellt diese Änderung eine Entlastung dar.

Digitale Arbeitsverträge

„Digitale Dienste anstatt analoger Altlasten“ – so die Botschaft der Bundesregierung. Arbeitgeber:innen können sich in Zukunft auch per E-Mail über wesentliche Bedingungen von Arbeitsverträgen informieren sowie Arbeitsverträge an Arbeitnehmer:innen elektronisch übermitteln.

Wegfall von Aushangpflichten

Bisher mussten das Arbeitszeitgesetz, das Jugendarbeitsschutzgesetz sowie weitere arbeitsrechtliche Regelungen und Gesetze im Betrieb ausgelegt oder ausgehändigt werden. Durch das Bürokratieentlastungsgesetz IV wird nun auch die Veröffentlichung der Vorschriften im betriebseigenen Intranet (bzw. die im Betrieb übliche Informations- und Kommunikationstechnik) erlaubt.

Erleichterung von Hauptversammlungen

Börsennotierte Gesellschaften sollen bei der Vorbereitung ihrer Hauptversammlung entlastet werden. Es soll daher bei vergütungsbezogenen Beschlüssen künftig ausreichen, die erforderlichen Unterlagen allein über die Internetseite der Gesellschaft zugänglich zu machen. Diese Maßnahme führt ebenfalls zu erheblichen Erleichterungen in der Praxis, ohne ein Informationsdefizit für die jeweiligen Aktionär:innen zu erzeugen.

Digitale Steuerbescheide

Steuerbehörden sollen zukünftig Steuerbescheide und andere Steuerverwaltungsakten digital zum Abruf bereitstellen. Durch diese Anpassung wird auf den Versand von 116 Millionen Briefen sowie auf den Druck von 6,2 Milliarden Blatt Papier verzichtet werden.

Vereinfachte Gewerbeanmeldung

Auch die Anmeldung eines Gewerbes soll zukünftig vollständig digitalisiert passieren. Formulare können auf diese Weise direkt online eingereicht werden. Das spart nicht nur Zeit, sondern reduziert gleichzeitig Verwaltungskosten.

Automatisierte Lohnsteuerfreibeträge

Zukünftig sollen Lohnsteuerfreibeträge nicht mehr jährlich neu beantragt, sondern automatisch übernommen werden. Auch mit dieser Regelung werden bürokratische und zeitliche Aufwände von Arbeitnehmer:innen und Arbeitgeber:innen eingespart.

Welche gesetzlichen Änderungen sind im BEG IV enthalten?

Durch die Einführung des Bürokratieentlastungsgesetzes IV haben sich gleichzeitig auch Änderungen aus vorangegangenen Gesetzgebungen ergeben. Hier ist ein Überblick:

1. Nachweisgesetz (NachwG)

Mit dem BEG IV werden die Formanforderungen des NachwG für Arbeitgeber:innen erleichtert. Es bedeutet konkret, dass die wesentlichen Arbeitsbedingungen gemäß § 2 NachwG in Textform abgefasst, dem Arbeitnehmenden jedoch nun auch in elektronischer Form übermittelt werden können. Das gilt jedoch nur, wenn:

• Das Dokument (beispielsweise der Arbeitsvertrag) dem Arbeitnehmenden zugänglich ist. Ihr solltet für den Versand also ein Medium verwenden, auf das Arbeitnehmer:innen Zugriff haben.
• Es ausgedruckt und gespeichert werden kann.
• Der oder die Arbeitgeber:in den Arbeitnehmenden mit der Übermittlung dazu auffordert, einen Nachweis über den Empfang zu erteilen. Am besten stattet ihr eure E-Mail mit einer Empfangsbestätigungsfunktion aus.

Enthält ein Arbeitsvertrag die gemäß § 2 Abs. 1 NachwG erforderlichen Angaben sowie eine Übermittlung an den Arbeitnehmenden in der oben beschriebenen Form, dann entfällt ein zusätzlicher Nachweis der Arbeitsbedingungen (§ 2 Abs. 5 NachwG). Ausnahmen gelten hierbei allerdings für Branchen, die besonders von Schwarzarbeit betroffen sind (gemäß § 2a Abs. 1 Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz) wie unter anderem dem Bau-, Speditions-, Transport-, oder Gaststättengewerbe. Hier muss weiterhin die Schriftform zum Aushändigen der Arbeitsbedingungen erfolgen.

Wichtig zu erwähnen ist, dass der oder die Arbeitnehmer:in gemäß § 2 Abs. 1 S. 3 NachwG nach wie vor verlangen kann, dass ihm die Arbeitsbedingungen in Schriftform ausgehändigt werden. In so einem Fall seid ihr verpflichtet dies unverzüglich zu tun. Erteilt ihr die Schriftform nicht, nicht vollständig oder auch nicht rechtzeitig aus, ist dieses Verhalten eine Ordnungswidrigkeit gemäß § 4 Abs. 1 Nr. 2 NachwG.

2. Sozialgesetzbuch VI (SGB VI)

Auch beim Sozialgesetzbuch gibt es einige Anpassungen zum Thema Altersbefristung. Durch das BEG IV wird nun auch die Formanforderung für die Altersbefristung gelockert. Es war bisher nicht möglich, ohne eine handschriftliche Unterschrift beider Parteien eine Befristungsvereinbarung zu schließen. Einen Abschluss des Arbeitsvertrages mit digitalen Unterschriften war somit nicht möglich. In § 41 Abs. 1 SGB VI wird die Textform für die Altersbefristung durch die Neuerungen als ausreichend vorgeschrieben.

3. Bundeselterngeld- und Elternzeitgesetz (BEEG)

Das BEG IV sieht auch Änderungen im BEEG vor, denn künftig soll der Anspruch auf Elternzeit (§ 16 BEEG) sowie der Anspruch auf Teilzeit während der Elternzeit (§ 15 Abs. 7 BEEG) auch in Textform geltend gemacht werden. Bisher erfolgte ein Antrag oder die begründete Absage nur in Schriftform. Arbeitnehmer:innen und Arbeitgeber:innen haben durch die Neuerung nun die Möglichkeit Anträge oder Absagen in Textform zu verfassen. Ein:e Arbeitnehmer:in genießt künftig also bereits den gesetzlichen Sonderkündigungsschutz, wenn diese:r seine Elternzeitanfrage per E-Mail verschickt. Mehr zu diesem Thema findet ihr in diesem Beitrag.

4. Mutterschutzgesetz (MuSchG)

Zum 01. Januar 2025 entfiel nun auch die Pflicht zu einer anlassbezogenen Gefährdungsbeurteilung im Mutterschutz gemäß § 10 Abs. 1 MuSchG. Normalerweise musste eine regelmäßige Prüfung der Arbeit der Schwangeren oder stillenden Mütter auf Gefahren erfolgen. Die neuen Regelungen besagen, dass diese Pflicht für Arbeitgeber:innen nun entfällt, wenn es bereits eine offizielle Regel oder Empfehlung gibt, die besagt:

• Diese Arbeit darf nicht von Schwangeren oder Stillenden gemacht werden.
• Diese Arbeitsbedingungen sind für Schwangere oder Stillende nicht erlaubt.

Es bedeutet für euch, dass wenn von vorneherein eine Gefährdung nicht ausschließbar ist, keine eigene Prüfung mehr durchgeführt werden muss, da sie bereits klar geregelt ist.

5. Arbeitnehmerüberlassungsgesetz (AÜG)

Es entfällt künftig auch ein Schriftformerfordernis für Arbeitnehmerüberlassungsverträge zwischen Verleiher:innen und Entleiher:innen mit der Änderung von § 12 Abs. 1 S. 1 AÜG. Auch hier wird zukünftig die Textform ausreichend sein. Arbeitnehmerüberlassungsverträge können so z. B. per E-Mail oder Textnachricht abgeschlossen werden.

6. Gewerbeordnung (GewO)

Eine weitere wichtige Neuerung betrifft die Ausstellung von Arbeitszeugnissen, denn dies ist nun auch in elektronischer Form möglich (§ 109 Abs. 3 GewO). Unternehmen wird es im Rahmen des Bürokratieentlastungsgesetzes ermöglicht, Arbeitszeugnisse mit der Einwilligung des Arbeitnehmenden in elektronischer Form auszustellen. Die elektronische Form erfordert im Gegensatz zur schriftlichen Form eine qualifizierte elektronische Signatur.

Zum einen sind diese Änderungen ein wichtiger Schritt, um die Digitalisierung in Deutschland voranzutreiben, zum anderen bieten sie Unternehmer:innen sowie Arbeitnehmer:innen einige Vorteile wie eine vereinfachte Kommunikation, schnellere Prozesse, Reduzierung von Papierverbrauch und Postversand sowie einer Verringerung von Aufwand.

Gibt es weiterhin Vorgaben für eine strenge Schriftform?

Ja, die gibt es. Das gilt beispielsweise für Kündigungen, Befristungsabreden, nachvertragliche Wettbewerbsverbote, Aufhebungsverträge oder Wertguthabenvereinbarungen. Durch das BEG IV wurde in diesen Fällen die gesetzlich vorgeschriebene Schriftform nicht aufgehoben. Weitere Änderungen können hierbei in Zukunft jedoch noch erfolgen.

Was ist das Ziel des BEG IV?

Die Ziele des vierten Bürokratieentlastungsgesetzes sind vielfältig und sollen nicht nur euch als Arbeitgeber:innen sondern auch die Bürger:innen in vielen Dingen entlasten.

Die konkreten Ziele sind:

• Bürokratische Lasten, wie Kosten und Material, sollen für Unternehmen, Bürger:innen sowie Verwaltungen dauerhaft reduziert werden.
• Regeln und Abläufe sollen vereinfacht und so zu mehr Zeit für andere Aufgaben geschaffen werden.
• Das Wirtschaftswachstum in Deutschland soll angekurbelt sowie entlastet werden.
• Die Digitalisierungsmaßnahmen in Deutschland sollen weiterentwickelt und vorangebracht werden.
• Administrative Abläufe in Deutschland sollen vereinfacht werden.

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