Datenschutz und Datensicherheit Sicherer Umgang mit Daten dank Datenschutzunterweisung
Um die Persönlichkeitsrechte der EU-Bürger:innen bei der Verarbeitung personenbezogener Daten zu schützen, hat die Europäische Union die Allgemeine Datenschutzverordnung erlassen. Wenn personenbezogene Daten im Zusammenhang mit einer Niederlassung innerhalb der EU verarbeitet werden, tritt die DSGVO in Kraft. Damit Mitarbeiter:innen eures Unternehmens korrekt und sicher mit Daten umgehen können und Datenschutzverletzungen vermeiden können, gibt es die Datenschutzunterweisung. Wir informieren euch über den Inhalt, den Aufbau, die Durchführung und die allgemeine Notwendigkeit der Datenschutzunterweisung.
Themen in diesem Beitrag:
Was ist Datenschutz?
Datenschutz bezieht sich auf den Schutz personenbezogener Daten. Es geht dabei darum sicherzustellen, dass Daten angemessen gesammelt, verarbeitet, gespeichert und verwendet werden. Das Hauptziel des Datenschutzes besteht darin, die Privatsphäre und die Rechte von Einzelpersonen in Bezug auf ihre persönlichen Informationen zu wahren. Dazu gehören Daten wie:
- Namen,
- Adressen,
- Geburtsdaten,
- Telefonnummern,
- E-Mail-Adressen,
- finanzielle Informationen
- und Gesundheitsdaten.
Datenschutzrichtlinien und -gesetze legen fest wie ihr als Unternehmen personenbezogene Daten sammeln und welche Zwecke ihr damit verfolgen dürft. Außerdem legen sie fest wie diese Daten geschützt werden müssen, wer Zugriff darauf haben darf und welche Rechte die betroffenen Personen bezüglich ihrer Daten haben.
Ist eine Datenschutzunterweisung Pflicht?
Auf die Frage ob eine Datenschutzunterweisung Pflicht ist, gibt es eine klare Antwort: Ja. In vielen Ländern und Rechtsordnungen ist die Datenschutzunterweisung gesetzlich vorgeschrieben, insbesondere wenn es um die Verarbeitung personenbezogener Daten geht. Laut der DSGVO gelten für die Verarbeitung dieser Daten bestimmte Grundsätze, deren Einhaltung eure Mitarbeitenden bei der Datenschutzunterweisung lernen.
Die Datenschutzunterweisung hilft euren Mitarbeiter:innen zudem, ein grundlegendes Verständnis für Datenschutzprinzipien zu entwickeln, die Risiken im Umgang mit personenbezogenen Daten zu erkennen und die geltenden Datenschutzrichtlinien und -verfahren einzuhalten. Darüber hinaus trägt sie dazu bei, das Bewusstsein für Datenschutzfragen zu schärfen und die Mitarbeitenden für die Bedeutung des Datenschutzes zu sensibilisieren. Eine Datenschutzunterweisung ist damit eine der wichtigsten Präventionsmaßnahmen, die euer Unternehmen ergreifen kann.
Wer muss in der Unterweisung geschult werden?
Alle Mitarbeitenden, die mit personenbezogenen Daten umgehen, müssen für den Datenschutz sensibilisiert werden. In der Regel sind dies Kundenbetreuer:innen, Systemadministrator:innen und Mitarbeitende der Personalabteilung. Dies ist darauf zurückzuführen, dass die Wahrscheinlichkeit, einen Verstoß gegen die DSGVO und andere Datenschutzgesetze zu begehen, höher ist.
Wie oft muss die Unterweisung aufgefrischt werden?
Es empfiehlt sich die Datenschutzunterweisung regelmäßig durchzuführen, beispielsweise in einem Abstand von 12 Monaten. Es gibt jedoch einige Faktoren, die ihr bezüglich der Häufigkeit der Unterweisung berücksichtigen solltet. Dazu gehören:
- Gesetzliche Anforderungen:
Einige Datenschutzgesetze können spezifische Anforderungen an die Schulungsfrequenz festlegen. Es ist wichtig, diese Anforderungen zu kennen und einzuhalten. - Art und Umfang der Datenverarbeitung:
Je sensibler die verarbeiteten Daten sind oder je häufiger mit personenbezogenen Daten umgegangen wird, desto häufiger sollten Schulungen stattfinden. - Änderungen in den Datenschutzbestimmungen:
Bei Änderungen oder Aktualisierungen der Datenschutzgesetze oder internen Datenschutzrichtlinien sollten sofortige Schulungen durchgeführt werden, um sicherzustellen, dass alle Mitarbeitenden über die neuen Anforderungen informiert sind. - Neue Mitarbeiter:innen:
Neue Mitarbeitende sollten so bald wie möglich nach ihrer Einstellung in die Datenschutzrichtlinien des Unternehmens eingeführt werden. Dies kann durch eine spezielle Datenschutzunterweisung oder als Teil der allgemeinen Einführung erfolgen.
Wer darf die Datenschutzunterweisung durchführen?
Zuständig für die Datenschutzunterweisung ist der datenschutzrechtlich Verantwortliche. In den meisten Fällen seid ihr das als Arbeitgebende. Diese Aufgabe lässt sich jedoch an externe oder interne Stellen delegieren. Dafür sind speziell ausgebildete Datenschutzbeauftragte zuständig.
Was sind Datenschutzbeauftragte?
Die meisten Unternehmen, die personenbezogene Daten verarbeiten, sind für die Überwachung der Einhaltung der Vorschriften nach der DSGVO verpflichtet, einen Datenschutzbeauftragten oder eine Datenschutzbeauftragte zu benennen. Datenschutzbeauftragte dienen euch als Ansprechpartner:innen für alle Anfragen und sind Experten für Datenschutzrecht und -praxis.
Diese Expertise befugt Datenschutzbeauftragte dazu, verschiedene datenschutzrechtliche Aufgaben in eurem Unternehmen zu übernehmen, darunter eben auch die Datenschutzunterweisung und andere Schulungen zur Sensibilisierung.
Was umfasst die Datenschutzunterweisung?
Alle betroffenen Mitarbeiter:innen sollten mit den Grundlagen des Datenschutzes vertraut sein, unabhängig von ihrer Rolle im Unternehmen oder ihrem Beruf. Anders ausgedrückt: Sie sollten die Definition personenbezogener Daten, die Bedeutung sensibler oder einzigartiger Datenarten, die Gründe für das Recht des Einzelnen auf Schutz der Privatsphäre und die möglichen Folgen von Verstößen gegen Datenschutzgesetze verstehen.
Es ist möglich, die Basis-Unterweisung zum Datenschutz in die regulären Schulungen aufzunehmen. Eine anschließende Schulung zum Datenschutz geht dann in die Tiefe. Teilnehmer:innen lernen, worauf sie in ihrem jeweiligen Arbeitsbereich achten müssen. Die grundlegende Datenschutzunterweisung umfasst folgende Schulungsinhalte:
- Einführung in Datenschutzgrundlagen
- Personenbezogene Daten
- Datenschutzverordnung
- Pflichten im Unternehmen
- Grundsätze der Datenverarbeitung
- IT-Sicherheit im Unternehmen
- Die Rolle der Datenschutzbeauftragten
- Rechte der Betroffenen
- DSGVO im Homeoffice
Je nach Funktion und Position sind eure Mitarbeiter:innen täglich mit unterschiedlichen Datenschutzproblemen konfrontiert. Sie sind zum Beispiel im Vertrieb, im Kundendienst oder in der Personalabteilung beschäftigt. Dort haben sie unter anderem mit Verbraucher- oder Mitarbeiterdaten zu tun. Umso sinnvoller ist es, die Inhalte von Datenschutzschulungen gezielt auf die jeweiligen Tätigkeitsfelder abzustimmen, statt allgemeine Datenschutzschulungen durchzuführen.
Was umfassen die Rechte der betroffenen Person?
Wer personenbezogene Daten verarbeitet, muss verschiedene Pflichten sowie Rechte betroffener Personen (Kap. 3 DSGVO) beachten.
- Transparente Information, Kommunikation und Modalitäten für die Ausübung von Rechten der betroffenen Person
- Informationspflicht bei Erhebung von personenbezogenen Daten der betroffenen Person
- Informationspflicht, wenn die personenbezogenen Daten nicht bei der betroffenen Person erhoben wurden
- Auskunftsrecht der betroffenen Person
- Recht auf Berichtigung
- Recht auf Löschung („Recht auf Vergessenwerden“)
- Recht auf Einschränkung der Verarbeitung
- Mitteilungspflicht im Zusammenhang mit der Berichtigung oder Löschung personenbezogener Daten oder der Einschränkung der Verarbeitung
- Recht auf Datenübertragbarkeit
- Widerspruchsrecht
- automatisierte Entscheidungen im Einzelfall einschließlich Profiling
Wie wird die Datenschutzunterweisung dokumentiert?
Damit die durchgeführte Datenschutzschulung im Hinblick auf die Verantwortung nachvollziehbar ist, muss sie anschließend immer dokumentiert werden. Die Art der Schulung bestimmt, wie die Unterlagen in einer bestimmten Situation aussehen. Bei internen Datenschutzschulungen ist eine Teilnehmerliste mit den Namen und Unterschriften der Mitarbeitenden anstelle einer Teilnahmebescheinigung ausreichend. Bei Online-Schulungen ist es am besten, die Teilnahmebescheinigungen zu archivieren.
Wird die Unterweisung von einem Datenschutzbeauftragten durchgeführt, dient die Dokumentation gleichzeitig als Beweis, dass die aufgetragene Pflicht erfüllt wurde. Der oder die Datenschutzbeauftragte kann in diesem Zuge nicht mehr haftbar gemacht werden.
Wie lässt sich die Datenschutzunterweisung am besten implementieren?
Datenschutzunterweisungen sind nur dann wirksam, wenn sie sorgfältig geplant, durchgeführt und überwacht werden. Hier stellen wir euch einige bewährte Verfahren für die Implementierung von Datenschutzunterweisungen in eurem Unternehmen vor:
- Individuelle Anpassung:
Passt die Datenschutzunterweisungen an die spezifischen Bedürfnisse und Anforderungen eures Unternehmens an. Berücksichtigt dabei die Art der verarbeiteten Daten, die Branche, in der ihr tätig seid, und die geltenden Datenschutzgesetze. - Vielfältige Schulungsmethoden:
Nutzt verschiedene Schulungsmethoden, um sicherzustellen, dass die Informationen auf unterschiedliche Lernstile und Bedürfnisse eurer Mitarbeiter:innen zugeschnitten sind. Das kann Online-Kurse, interaktive Workshops, Fallstudien oder praktische Schulungen umfassen. - Kommunikation und Feedback:
Stellt sicher, dass eure Mitarbeiter:innen Zugang zu klaren und verständlichen Datenschutzrichtlinien haben und über die Möglichkeit verfügen, Fragen stellen zu können und Feedback zu geben. Offene Kommunikationskanäle tragen dazu bei, ein Klima des Vertrauens und der Transparenz zu schaffen. - Integration in die Unternehmenskultur:
Integriert Datenschutzunterweisungen als festen Bestandteil eurer Unternehmenskultur. Betont dabei die Bedeutung des Datenschutzes in allen Bereichen des Unternehmens und fördert ein Bewusstsein dafür, dass Datenschutzverantwortung eine gemeinsame Aufgabe ist. - Messung und Bewertung:
Messt die Wirksamkeit eurer Datenschutzunterweisungen durch regelmäßige Bewertungen und Feedbacks von Mitarbeitenden. Identifiziert Bereiche, die verbessert werden können und passt eure Schulungsstrategie entsprechend an.
Sichert euch und eure Mitarbeitenden mit der Arbeitssicherheit Sofort ab
Den Datenschutz im Unternehmen sicherzustellen, kann eine schwer zu bewältigende Aufgabe sein. Wir von der Arbeitssicherheit Sofort unterstützen euch in allen Fragen der Arbeitssicherheit, um die Rechtssicherheit und den Schutz eures Unternehmens zu gewährleisten. Betriebsbeauftragte oder die gesetzlich vorgeschriebene Gefährdungsbeurteilung sind zwei Beispiele dafür. Holt euch jetzt ein kostenloses und unverbindliches Angebot ein. Wir freuen uns auf eure Anfrage.
Beitragsbild: © Adobe Stock, Seventyfour
