Dokumentationspflicht Dokumentationspflicht: Warum ihr eure Erste-Hilfe-Maßnahmen dokumentieren müsst Autor: Vivien Hahn

Die Dokumentation von Erste-Hilfe-Leistungen ist ein wichtiger Bestandteil der DGUV Vorschrift 1. Denn jede Maßnahme zur Ersten Hilfe muss aufgeschrieben, gesichert und aufbewahrt werden. Alles Wichtige zu dem Thema Dokumentationspflicht erfahrt ihr in diesem Beitrag.

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Wie muss eine Erste-Hilfe-Maßnahme dokumentiert werden?

Paragraph 24 Abs. 6 der DGUV Vorschrift 1 besagt, dass jede Erste-Hilfe-Leistung im Betrieb dokumentiert und gesichert werden muss. Zur Dokumentation kann das Verbandbuch, ein Meldeblock oder auch der Dokumentationsbogen für Erste-Hilfe-Leistungen verwendet werden. Auch eine elektronische Aufzeichnung ist möglich.

Verbandbuch

Das Verbandbuch, oder auch Unfallbuch, wird am häufigsten für die von der DGUV Vorschrift 1 vorgeschriebenen Aufzeichnungen von Erste-Hilfe-Maßnahmen verwendet. Gerade in Behörden, Schulen und Kindertagesstätten wird das Verbandbuch verwendet. Das Verbandbuch genügt zwar der Dokumentationspflicht, ist jedoch aus Sicht des Datenschutzes ohne weitere Maßnahmen nicht mehr geeignet, sofern es frei zugänglich im Verbandskasten gelagert wird. Um dem Datenschutz gerecht zu werden, müssen Alternativen implementiert werden.

Meldeblock

Der Meldeblock hat dieselbe Funktion wie das Verbandbuch, nämlich die Dokumentation jeden Unfalls oder jeder Verletzung im Unternehmen. Der Meldeblock unterscheidet sich jedoch in der Handhabung, da er aus perforierten, abreißbaren Seiten besteht. So können wichtige Informationen zum Hergang erfasst und dann sicher und vertraulich abgeheftet werden.

Die Dokumentation von Erste-Hilfe-Maßnahmen kann auch elektronisch gesichert werden. © Shutterstock UnderhilStudio

Elektronische Datenverarbeitung

Mit speziellen Software-Programmen zur Datensicherung, können sensible Daten erfasst, dokumentiert und DSGVO-konform gesichert werden. Diese gibt es von zahlreichen Anbietern. Wichtig ist hierbei, immer genauestens auf die Datensicherheit und den Zugriff zu achten.

Was ist bei einer elektronischen Dokumentation zu beachten?

Eine Dokumentation kann auch elektronisch, in einem digitalen Verbandbuch, erfolgen. Dabei ist besonders wichtig, dass alle Maßnahmen des Datenschutzes und der Datensicherheit berücksichtigt werden. Auch muss der Zugriff so gesichert sein, dass nur berechtigte Personen das digitale Verbandbuch bearbeiten und lesen können. Für viele Unternehmen bietet sich diese Form der Dokumentation an, da Daten in Echtzeit geliefert werden können, man über verschiedene digitale Endgeräte Zugriff hat und sich somit die Auswertungen leichter gestalten als bei einer analogen Alternative.

Was muss dabei dokumentiert werden?

Eine Dokumentation muss bestimmte Punkte und Daten enthalten, um rechtlich korrekt durchgeführt worden zu sein. Dazu gehören folgende Daten:

der Name der verletzten beziehungsweise erkrankten Person,
Angaben zum Unfall und Gesundheitsschaden (Datum/Uhrzeit, Ort, Hergang, Art und Umfang der Verletzung/Erkrankung),
Namen der Zeug:innen,
Erste-Hilfe-Leistung (Datum/Uhrzeit, Art und Weise der Erste-Hilfe-Maßnahmen),
der Name des Ersthelfers bzw. der Ersthelferin.

Die Dokumentation dient als Informationsquelle und muss mehrere Jahre aufbewahrt werden. © Shutterstock Frankhh

Wer sollte die Dokumentation vornehmen?

Es ist nicht festgeschrieben, wer die Dokumentation durchzuführen hat. Am sinnvollsten ist es jedoch, wenn die Person, die Erste Hilfe leistet oder der/ die Ersthelfer:in diese ausfüllt. Dabei können Fehler vermieden und alle Informationen können genauestens – den Vorgaben entsprechend – aufgeschrieben werden.

Wozu muss eine Dokumentation von Erste-Hilfe-Leistungen stattfinden?

Die Angaben in der Dokumentation dienen als Nachweis, dass eine Verletzung oder Erkrankung während einer versicherten Tätigkeit aufgetreten ist. Sollten Spätfolgen auftreten, ist es wichtig, eine Aufzeichnung des genauen Geschehens zu besitzen. Denn ohne eine korrekte Dokumentation kann der Unfallversicherungsträger die Kostenübernahme verweigern.

Außerdem dient die Dokumentation von Erste-Hilfe-Leistungen als Informationsquelle für die Erfassung, Untersuchung und Auswertung von nicht meldepflichtigen Arbeitsunfällen. Dies sind Unfälle, die nicht zu einer mehr als dreitägigen Arbeitsunfähigkeit oder zum Tode des Versicherten geführt haben. Diese werden in der Regel vom Betriebsarzt / der Betriebsärztin oder der Fachkraft für Arbeitssicherheit durchgeführt. Wenn ihr mehr über die verschiedenen Aufgaben der Fachkraft für Arbeitssicherheit erfahren möchtet, schaut unbedingt bei diesem Beitrag vorbei.

Wie lange muss die Dokumentation aufbewahrt werden?

Alle Dokumentationen müssen mindestens fünf Jahre aufbewahrt werden. Das besagt § 24 Abs. 6 der DGUV Vorschrift 1 „Grundsätze der Prävention“.

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