Mitarbeitergespräch Leitfaden Ein erfolgreiches Feedbackgespräch führen: So geht’s! Autor: Tanja Tach

Ein Feedbackgespräch kann verschiedene Formen annehmen. Oft ist es mehr als nur eine einfache Mitarbeiterbeurteilung. Doch wie könnt ihr euch als Arbeitgeber:in auf ein Feedbackgespräch vorbereiten? Was sagt man am besten und was nicht? Oder wie wird Kritik richtig und konstruktiv weitergegeben? Diese Fragen und weitere Fakten über Feedbackgespräche beantworten wir euch in diesem Beitrag.

Themen in diesem Beitrag

Was ist eigentlich ein Feedbackgespräch?

Feedbackgespräche sind ein bedeutendes Instrument zur Erfolgskontrolle in einem Unternehmen. Viele Betriebe nutzen es als festen Bestandteil in der Mitarbeiterförderung und -führung. Führungskräfte und Mitarbeiter:innen setzen sich zusammen und besprechen die aktuelle fachliche und persönliche Arbeitssituation im Unternehmen. Oft werden dafür festgelegte Zeitintervalle genutzt, in denen das Feedbackgespräch wiederholt wird. Es bietet eine Möglichkeit, den Mitarbeiter:innen Rückmeldung über ihre Arbeitsleistung zu geben, abgeschlossene Projekte oder neue Ziele zu besprechen oder konstruktive Kritik zu äußern, Lob zu geben und auch Förderungsmaßnahmen abzustimmen, wie bspw. Weiterbildungen etc.

In einem Feedbackgespräch haben sowohl Mitarbeiter:innen als auch Unternehmer:innen die Möglichkeit, ihre Selbstwahrnehmung der aktuellen Situation zu schildern und Probleme oder Chancen zu äußern.

Mitarbeiter:innen haben hier die Gelegenheit, ihre eigene Leistung zu reflektieren und eventuelle Über- oder Unterforderung anzusprechen. Außerdem können Wünsche für die Zukunft oder generelle Einschätzungen der Arbeit oder des Teams Thema sein.

Für Führungskräfte dient das Feedbackgespräch vor allem dem langfristigen Prozess, die Leistung zu optimieren und effektiver zu gestalten. Das Feedbackgespräch bietet dabei die Möglichkeit, Arbeitsprozesse anzupassen oder zu verändern.

Wie läuft ein Feedbackgespräch ab?

Zu Beginn eines Feedbackgesprächs wird der Mitarbeiter oder die Mitarbeiterin freundlich gegrüßt und es wird etwas Smalltalk geführt. Damit kann eventuelle Aufregung oder Unbehagen gelegt werden. Danach wird zunächst die aktuelle Arbeitssituation besprochen. Dazu gehören die im Moment anstehenden Projekte und Aufgaben und die bisher erreichten Ziele und Erfolge. Was ist bisher gut gelaufen, was weniger gut. Auch Mitarbeiter*innen können dazu ihre Meinung äußern. Ein Feedbackgespräch ist ein beidseitiger Austausch. Das solltest du auf jeden Fall schon am Anfang mit einbringen. Ein Mitarbeiter oder eine Mitarbeiterin kann sich einbringen und Vorschläge zur Verbesserung bspw. der Kommunikation oder Aufgaben mit einbringen.

Daraufhin kommt es zur Mitarbeiterbeurteilung, in der die Führungskraft konstruktive Kritik, Verbesserungspotenziale und Lob äußern kann. Der Fokus sollte erst auf positiven Dingen liegen. Natürlich ist so ein Gespräch auch dazu da, Kritik zu üben, jedoch sollte dies richtig angegangen werden. Wie man konstruktive Kritik äußert, erfahrt ihr im Laufe des Beitrags.

Die Mitarbeiter:innen können hierzu Stellung beziehen, ihre Angelegenheiten und Probleme bei Erfüllung der Aufgaben ansprechen und in manchen Fällen auch selbst Feedback zum Team oder der Führungskraft geben. Daraufhin können gemeinsam Lösungen gesucht werden.

Im Anschluss daran werden Veränderungen, neue Aufgaben und Zielanpassungen besprochen. Hier ist das Ziel, gemeinsam einen Weg zu finden, die Potenziale der Mitarbeiter:innen optimal zu nutzen, damit die Ziele beider Parteien erreicht werden. In diesem Zuge wird auch die Weiterentwicklung des Mitarbeiters oder der Mitarbeiterin besprochen. Dabei werden sowohl ihre Wünsche als auch die Vorstellungen des Unternehmens angehört.

Wie wird ein Feedbackgespräch abgeschlossen?

Zum Schluss des Gesprächs sollten die wichtigsten Punkte noch einmal zusammengefasst und letzte Fragen geklärt werden. Es ist von Vorteil, ein Gesprächsprotokoll zu führen, welches zum Abschluss von beiden Parteien unterschrieben wird. Dies ist ebenfalls hilfreich bei der Nachbereitung.

Am besten kommt das Gespräch mit einem freundlichen “Danke” an die Mitarbeiter:innen und einem Lob für die bereits erfolgreiche Arbeit zum motivierenden Abschluss. Ihr solltet zusammen zuversichtlich in die Zukunft blicken, da letztendlich nur gemeinsam Ziele erreicht werden.

Wir haben die genannten Punkte noch einmal in einem Mitarbeitergespräch-Leitfaden für euch in einer Grafik zusammengefasst:

Welche Formen von Feedbackgesprächen gibt es?

Die Formen von Gesprächen im Arbeitsleben unterscheiden sich in Hinblick auf die Teilnehmer:innen und die Inhalte. Das klassische Feedbackgespräch findet zwischen der Führungskraft und der Arbeitnehmerin oder dem Arbeitnehmer statt. Dabei handelt es sich oftmals um eine Mitarbeiterbeurteilung, in der die Leistung der Angestellten bewertet wird. Es gibt jedoch auch Unternehmen, die Arbeitnehmer:innen die Möglichkeit geben, den Vorgesetzten Feedback zu geben. Dies geschieht jedoch meist in Gruppen oder in anonymer Form, sodass hierbei keine Ängste entstehen. Weitere Formen von Mitarbeitergesprächen sind Folgende:

• Austritts- oder Kündigungsgespräche,
• Rückkehrgespräche nach längerer Auszeit,
• Gespräche bezüglich Elternzeit oder Mutterschutz,
• Abmahnungs- und Konfliktgespräche,
• Beförderungsgespräche,
• Beratungsgespräche,
• Gehaltsverhandlungen,
• Gruppen-Feedbackgespräche.

Wann ist der richtige Zeitpunkt für ein Feedbackgespräch?

Beim Zeitpunkt für ein Feedbackgespräch kommt es darauf an, um welche Art des Gesprächs es sich handelt. Ein klassisches Feedbackgespräch sollte wie ein Ritual in bestimmten Zeitintervallen wiederholt werden. Dieser fixe Termin ist dafür zu nutzen, die allgemeine Arbeitssituation sowie persönliche Beobachtungen, Wünsche und Ziele zu besprechen. Die Wiederholung zu bestimmten Zeiten im Jahr hilft, Hemmschwellen zu umgehen und bringt Routine in den Ablauf.

Weitere Feedbackgespräche können sich aus dem Ermessen des Unternehmens ergeben. Es bietet sich zum Beispiel an, ein Feedbackgespräch kurz vor Beendigung eines großen Projektes durchzuführen. Dabei können in den letzten Zügen noch Fragen geklärt werden, Lob geäußert und motiviert werden, was erwiesenermaßen die Produktivität nochmals steigert. Auch Konfliktsituationen, Sorgen und Kritik sollten nicht lange aufgeschoben, sondern zeitnah geregelt werden. Dafür ist jedoch keine lange Planung im Voraus notwendig.

Wie lange dauert ein Feedbackgespräch?

Auch bei der Dauer des Feedbackgesprächs wird zwischen den verschiedenen Arten der Gespräche unterschieden. Handelt es sich um ein klassisches Feedbackgespräch, sollte zum einen genügend Zeit zur Vorbereitung gewährleistet werden sowie zum Besprechen der wichtigsten Themen. Dafür sollte ein Termin angelegt werden, der mindestens eine halbe Stunde lang ist, oder besser eine ganze Stunde.

Spontane Gespräche können auch kurzfristig geplant und schnell durchgeführt werden. Oft reichen bereits fünf bis zehn Minuten aus, um die bestehenden Fragen zu klären. Dennoch sollte man sich auch hier in ein Büro begeben und es nicht zwischen Tür und Angel klären.

Konfliktgespräche können zum Teil auch länger dauern. Wenn Mitarbeiter:innen beispielsweise an Überlastung leiden, ist es wichtig, sich genügend Zeit zu nehmen und gemeinsam nach geeigneten Lösungen zu suchen.

Warum ist Feedback geben so wichtig?

Ihr wisst bestimmt aus eigener Erfahrung, dass die Selbst- und Fremdwahrnehmung sich wesentlich unterscheiden können. Regelmäßige Gespräche zwischen Vorgesetzten und Mitarbeiter:innen können dabei helfen, die Selbstwahrnehmung zu verbessern und die Effizienz im Unternehmen zu steigern. Durch die Feedbackgespräche können Mitarbeiter:innen besser mit Konflikten umgehen, fühlen sich positiv im Unternehmen aufgehoben und sind motivierter, gute Leistungen zu erbringen. Außerdem steigt die Motivation durch Lob und Würdigung der erbrachten Leistungen, die man sonst im Arbeitsalltag eher flüchtig erfährt. Deshalb sind Feedbackgespräche ein äußerst wichtiges Instrument zur Erfolgskontrolle.

Ein weiterer Aspekt ist, dass sich im Alltag oft Fehler einschleichen, da der routinierten Arbeit wenig Aufmerksamkeit geschenkt wird. In einem Feedbackgespräch können gewohnte Abläufe reflektiert und etwaige Fehler korrigiert werden. Das trägt zur Weiterentwicklung der Mitarbeiter:innen und Führungskräfte bei. Auch die Teamarbeit kann durch Mitarbeiterbeurteilungen gestärkt werden.

Welche Fragen werden beim Feedbackgespräch gestellt?

Die Fragen, die während des Feedbackgesprächs aufkommen, sind je nach Betrieb, Aufgabe und Mitarbeiter:in unterschiedlich. Dennoch gibt es einige Fragen, die euch eine Orientierung bei der Vorbereitung geben können, da sie oft vorkommen.

Wir haben die häufigsten Fragen eines Feedbackgesprächs für euch zusammengefasst:

• Fühlen Sie sich in unserem Betrieb wohl?
• Wie sieht Ihre Selbstwahrnehmung bezüglich der aktuellen Aufgaben aus?
• Was läuft Ihrer Meinung nach sehr gut?
• Was könnte man besser machen oder was muss ausgebaut werden?
• Wie lief das zurückliegende Jahr aus Ihrer Sicht?
• Wie läuft es im Team?
• Welche Anliegen beschäftigen Sie?
• Wie wollen Sie sich weiterentwickeln?

Was sollte man beim Mitarbeitergespräch nicht sagen?

Im Feedbackgespräch solltet ihr mit euren Mitarbeiter:innen auf Augenhöhe kommunizieren. Dabei spielen Vertrauen und Respekt eine große Rolle. Es ist ebenso zu empfehlen, Ich-Botschaften zu benutzen. Dadurch wird die Arbeitsweise nicht direkt kritisiert, sondern eher Empfindungen ausgesprochen, die dann kommentiert werden können. Auch Lästereien über andere Kolleg:innen oder Ausdrücke wie „Das finden alle in der Firma” sind fehl am Platz. Außerdem sollte ein Feedbackgespräch ein Dialog zwischen beiden Parteien sein und kein Monolog der Arbeitgebenden.

Bei einem Feedbackgespräch entstehen oft die typischen Fehler:

• Unklare Aussagen:
  Wenn den Mitarbeiter:innen nicht deutlich Argumente, Anliegen oder Verbesserungswünsche präsentiert werden, können sie nicht viel aus dem Gespräch mitnehmen, wodurch das Ziel nicht erreicht wird. Deshalb sollte den Beteiligten schon vorher klar sein, worum es überhaupt gehen soll.
• Keine konstruktive Kritik:
  Bei dem Feedbackgespräch kann selbstverständlich auch Kritik geäußert werden. Es geht jedoch nicht darum, die Mitarbeiter:innen zu entmutigen und zu sehr auf Fehler und Defizite zu achten. Auch Kompetenzen und Lob müssen ausgesprochen werden. Wenn Kritik geäußert wird, sollte es konstruktive Kritik sein.
• Mangelnde Struktur und fehlende Vorbereitung:
  Wenn Feedbackgespräche nicht richtig vorbereitet werden, sind sie oft unzureichend und unproduktiv. Dazu gehört auch eine mangelnde Struktur des Gesprächs. Die Zeit kann man sich in diesem Fall sparen. Ablauf und Ziele sollten unbedingt festgelegt werden.

Tipps zur Vorbereitung auf ein Feedbackgespräch

Um ein erfolgreiches Feedbackgespräch zu führen, muss dieses unbedingt vorbereitet werden, sowohl von Mitarbeiter:innen als auch von den Vorgesetzten. Zu der organisatorischen Vorbereitung gehören:

• Terminabsprache,
• Ort und Raum bestimmen,
• falls das Gespräch online stattfindet, muss ein Besprechungslink erstellt werden,
• Unterlagen wie Personalakte, Beurteilungen oder Protokolle vorbereiten,
• Hilfsmittel bereitstellen, z. B. Beamer zum Zeigen von Präsentationen,
• andere Gesprächsteilnehmer:innen informieren und einplanen,
• Protokollierung bestimmen.

Wenn die formalen Angelegenheiten geklärt sind, müsst ihr euch auch inhaltlich auf das Gespräch vorbereiten. Dazu muss zunächst das Gesprächsziel bzw. die Form des Feedbackgesprächs bestimmt werden. Also, was ist eigentlich das Kernanliegen dieses Gesprächs? Daraufhin sollten auch andere Themen festgelegt werden, die ebenfalls besprochen werden sollen. Dabei ist auch die Abstimmung mit anderen Vorgesetzten oder direkten Teamleiter:innen von Vorteil, die eng mit den Mitarbeiter:innen zusammenarbeiten. Dadurch erhaltet ihr noch mehr wichtige Informationen über die Gesprächspartner:innen. Daraufhin sollte das Gespräch gegliedert und bereits einige Argumente bestimmt werden.

Wie gibt man richtig Feedback?

Generell gilt, dass Feedback weder zu vorsichtig noch zu aggressiv gegeben werden sollte. Eine beliebte Methode ist das Sandwich-Prinzip. Dabei wird mit positiven Anmerkungen begonnen, danach konstruktive Kritik geäußert und mit positiver Rückmeldung beendet. Diese Form ist jedoch bereits vielen Arbeitnehmer:innen bekannt, weshalb sie nach dem Lob bereits schlechte Nachrichten erwarten. Deshalb lohnt es sich, die Methoden auch zu wechseln. Wichtig ist jedoch, dass sowohl negative als auch positive Rückmeldungen immer authentisch und ehrlich sind.

Idealerweise erhalten beide Gesprächsparteien Feedback über ihre gemeinsame Zusammenarbeit, die Leistung und ihr Verhalten. Ihr solltet vermeiden, Mitarbeiter:innen nur zu einem Gespräch zu bitten, wenn es Grund zur Kritik gibt. Dennoch sollte negatives Feedback nicht zurückgehalten werden, auch wenn es unangenehm sein kann. Ihr solltet jedoch spezifische Erklärungen und Situationen äußern, um eure Aussagen zu stützen. Auf Hörensagen sollte hierbei verzichtet werden.

Ihr als Feedback-Geber:innen seid dafür verantwortlich, was ihr den Mitarbeiter:innen mit auf den Weg gebt. Um gerecht zu sein, solltet ihr demnach nur Dinge äußern, die ihr auch persönlich vertreten könnt. Spezifisches Feedback ist stets vorzuziehen, da es leichter zu verarbeiten ist. Anerkennung sollte hierbei in den Vordergrund gestellt werden. Es geht um die Stärken, die ausgebaut werden können, damit die Ziele des Unternehmens und die des Mitarbeitenden erreicht werden können.

Aufgabe der Feedbackgeber:in ist es auch, das Gespräch aufmerksam zu verfolgen und die Reaktionen des Feedback-Nehmers zu beobachten, um das Gespräch in die richtige Richtung zu führen. Ein Konfliktgespräch ist in dem Feedback-Rahmen unangebracht.

Die Arbeitssicherheit Sofort steht euch zur Seite

Bei Fragen rund um Arbeitsschutz und Arbeitssicherheit sind wir eure Ansprechpartner:innen. Das Feedbackgespräch ist nur eins der wichtigen Themen im Arbeitsleben. Um die Sicherheit eurer Mitarbeiter:innen zu gewährleisten, müsst ihr regelmäßige Unterweisungen und Gefährdungsbeurteilungen durchführen. Auch Betriebsbeauftragte im Unternehmen gehören zur Arbeitssicherheit. Wie ihr das alles schafft? Mit uns als Experten an eurer Seite. Hier findet ihr das perfekte Angebot für eurer Unternehmen.

Beitragsbild: © Shutterstock, fizkes

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