Externe und interne Personalbeschaffung Neue Angestellte durch optimales Mitarbeiter-Recruiting finden Autor: Tanja Tach

Mit der Digitalisierung, den sozialen Medien und der neuen Generation steht das Recruiting vor neuen Herausforderungen. Deshalb haben wir uns dieses Thema einmal genauer angeschaut. Was gehört eigentlich alles zu einem Recruiting-Prozess und wie könnt ihr diesen in eurem Unternehmen verbessern? Diese und weitere Fragen beantworten wir euch in diesem Beitrag.

Themen in diesem Beitrag

Was ist Mitarbeiter-Recruiting?

Recruiting ist ein englischer Begriff, der auf Deutsch übersetzt als Personalbeschaffung bekannt ist. Das Ziel ist es, geeignete Mitarbeiter:innen für das Unternehmen zu gewinnen. Dafür gibt es aktive und passive Arten der Personalgewinnung. Zuständig dafür sind entweder interne oder externe Personaler:innen, HR-Verantwortliche oder Recruiter:innen. Das Mitarbeiter-Recruiting ist ein Prozess, der je nach Betrieb unterschiedlich durchgeführt werden kann. Im folgenden Beitrag klären wir die wichtigsten Schritte und Definitionen, die mit dem Recruiting zusammenhängen.

Wie läuft ein Recruiting-Prozess ab?

Im Recruiting-Prozess werden verschiedene Phasen durchlaufen, bis ein passender Bewerber oder eine Bewerberin eingestellt wird. Dabei werden die Recruiter:innen vor unterschiedliche Herausforderungen gestellt. Damit ihr wisst, worauf in den einzelnen Phasen des Recruiting-Prozesses geachtet werden sollte, haben wir die Schritte für euch zusammengestellt:

1. Analyse des Anforderungsprofils:
   Die HR-Abteilung muss wissen, welche Stelle gesucht wird und welche Kenntnisse und Qualifikationen damit einhergehen sollen. Dafür wird ein Anforderungsprofil erstellt und Informationen aus der Abteilung zusammengetragen. Ein Austausch mit den bestehenden Mitarbeiter:innen ist hierbei äußerst sinnvoll.
   
2. Stellenanzeige formulieren und veröffentlichen:
   Mit den gesammelten Informationen wird eine Stellenausschreibung formuliert. Diese muss alle nötigen Informationen enthalten, wie das Eintrittsdatum, die Anforderungen und Benefits. Danach wird die Stellenanzeige auf verschiedenen Kanälen veröffentlicht. Je nach Zielgruppe können diese variieren.
   
3. Screening und Auswahl von Bewerber:innen:
   Im Rahmen des Screening-Prozesses bestimmen Recruiter:innen, ob die Bewerber:innen für die ausgeschriebene Rolle qualifiziert und für die Position geeignet sind. Dafür werden die Unterlagen gesichtet und sortiert. Dabei kann ein Bewerbermanagementsystem hilfreich sein.
   
4. Auswahl von Kandidat:innen:
   Anhand der Unterlagen werden die Personen kontaktiert, die für den Job infrage kommen. Wie lange dieser Schritt dauert, kommt ganz auf den Betrieb an. Manche Unternehmen wählen die Bewerber:innen bereits nach einem kurzen Interview aus, es gibt jedoch auch Betriebe, die mehrere Bewerbungsgespräche fordern, einen Probetag, ein Assessment Center oder Einstellungstests durchführen.
   
5. Jobangebot und Einstellung:
   Nachdem passende Bewerber:innen ausgewählt wurden, kommt es zur Unterbreitung eines Jobangebots. Hierzu gehören auch Vertragsverhandlungen wie das passende Einstiegsgehalt. Wenn sich beide Parteien einig sind, kommt es zur Unterzeichnung des Arbeitsvertrags.
   
6. Integration ins neue Unternehmen:
   Zum Recruiting-Prozess gehört auch das richtige Onboarding. Dieses sorgt für einen angenehmen Start in den neuen Beruf und eine bessere Orientierung für die neuen Mitarbeiter:innen.

Was ist der Unterschied zwischen interner und externer Personalbeschaffung?

Bei der internen Personalbeschaffung geht es darum, die freie Position mit bereits bestehenden Mitarbeiter:innen zu besetzen. Der Recruiting-Prozess kann dabei vor allem für anspruchsvolle Stellen schneller ausfallen. Es gibt verschiedene Vorgehensweisen, die bei der internen Personalbeschaffung genutzt werden:

• Versetzung von Mitarbeiter:innen:
  Um eine Personallücke zu schließen, kann es hilfreich sein, bestehende Mitarbeiter:innen an einen anderen Arbeitsplatz zu versetzen. Die HR-Abteilung prüft, welche Mitarbeiter:innen die Qualifikationen für die offene Stelle mitbringen und setzt sie mit vorheriger Absprache kurzfristig dort ein.
  
• Beförderung und Personalentwicklung:
  Wenn eure Mitarbeiter:innen regelmäßig Weiterbildungsmöglichkeiten nutzen oder bereits viele Erfahrungen im Beruf sammeln konnten, ist es sinnvoll, sie in eine höhere Position zu befördern, anstatt externe Kandidat:innen einzustellen. Sprecht dafür die Entwicklungsziele mit den Angestellten ab und bereitet sie auf die neue Stelle vor.
  
• Interne Stellenausschreibung:
  Anders als bei der externen Personalbeschaffung wird die Stellenausschreibung nur intern verbreitet. Dabei kann sie im Intranet oder am schwarzen Brett des Unternehmens ausgehängt werden. In diesem Fall entstehen weitaus weniger Kosten und geringerer Aufwand. Außerdem werden Mitarbeiter:innen herausgesucht, die bereits von der HR-Abteilung abgesegnet wurden.
  
• Mitarbeiter:innen werben Mitarbeiter:innen:
  Hierbei können bestehende Mitarbeiter:innen euch bei der Suche nach neuen Angestellten behilflich sein, indem sie in ihrem Freunde- und Familienkreis die offene Stelle kommunizieren. Um die Mitarbeiter:innen dazu zu animieren, können Prämien angeboten werden.

Im Gegensatz dazu wird in der externen Personalbeschaffung eine Person außerhalb des Unternehmens eingestellt. Hierbei wird nochmals zwischen aktivem und passivem Mitarbeiter-Recruiting unterschieden.

Aktives oder passives Recruiting im externen Bewerbungsprozess?

Der Unterschied zwischen aktiver und passiver Personalbeschaffung liegt in der Initiative und dem Aufwand, den ein Unternehmen betreibt. Beim aktiven Recruiting suchen die Recruiter:innen gezielt nach einer passenden Person, während bei der passiven Variante darauf gewartet wird, dass sich jemand mit den geforderten Qualifikationen selbst beim Unternehmen meldet.

Wir haben euch die möglichen Varianten von aktivem und passivem Recruiting folgend aufgelistet:

Aktives Vorgehen:

• Stellenanzeigen:
  Die Stellenanzeigen sind der klassische Weg in der externen Personalbeschaffung. Dabei werden die geforderten Qualifikationen und der zu besetzende Job beschrieben und in verschiedenen Kanälen veröffentlicht. Dies kann sowohl online als auch offline geschehen. Das Unternehmen ist dabei in der aktiven Pflicht, die Stellenausschreibung attraktiv zu gestalten und passende Bewerber:innen auszuwählen.
  
• Social Recruiting und Active Sourcing:
  Bei dieser Methode der aktiven Personalbeschaffung werden entweder Anzeigen zur offenen Stelle in sozialen Netzwerken veröffentlicht oder potenzielle Kandidat:innen aktiv kontaktiert. Nach der Auswertung des Profils wird die Person über die Nachrichtenfunktion angeschrieben. Dabei muss geschickt vorgegangen werden, da die angeschriebene Person oft nicht auf Jobsuche ist und die Nachricht als Phishing- Mail verstehen könnte.
  
• Recruiting-Kampagnen und -Veranstaltungen:
  Eine Recruiting-Kampagne ist eine befristete Aktion, durch die ein Unternehmen sich als Arbeitgeber präsentieren kann und neue Mitarbeiter:innen rekrutiert. Diese finden heutzutage vermehrt auf Social-Media-Plattformen statt, indem Kooperationen mit bekannten Personen eingegangen werden. Auch auf Recruiting- Veranstaltungen können neue Mitarbeiter:innen gefunden werden. Dazu gehören Karrieremessen, interne Veranstaltungen oder das Hochschulmarketing.

Passives Vorgehen:

• Initiativbewerbung:
  Bei einer Initiativbewerbung bewirbt sich eine Person auf eine Stelle, ohne dass sie ausgeschrieben ist. Recruiter:innen können demnach, ohne eine Stellenausschreibung zu entwickeln, geeignete Bewerber:innen auswählen.
  
• Talent-Pool:
  In einem Talent-Pool versammeln sich potenzielle Kandidat:innen in einer unternehmenseigenen Datenbank. Aus dieser können passende Bewerber:innen ermittelt werden, sobald sie benötigt werden.
  
• Employer Branding:
  Das Employer Branding umfasst Maßnahmen, die das Unternehmen gegenüber Jobsuchenden als attraktiv darstellen. Dafür werden die Firmenphilosophie, eigene Stärken und Besonderheiten des Unternehmens kommuniziert und verbreitet. Diese werden zum Beispiel auf der Firmenwebsite oder auf Social Media präsentiert.

Welche Recruiting-Kanäle können genutzt werden?

Bei der Auswahl der geeigneten Recruiting-Kanäle kommt es darauf an, wie viel Budget für den Recruiting-Prozess genutzt werden kann, welche Zielgruppe angesprochen werden und wie hoch die Reichweite aussehen soll.

Die gängigste Art, eine Stellenausschreibung zu veröffentlichen, ist es, sie auf verschiedenen Jobportalen zu präsentieren. Dabei wird eine sehr hohe Reichweite erzielt, jedoch sind Online-Stellenanzeigen oft sehr unpersönlich. Es sollte dennoch darauf geachtet werden, dass die Stellenausschreibung attraktiv und ansprechend beschrieben ist und die jeweilige Zielgruppe erreicht wird.

Auch firmeneigene Karrierewebseiten eignen sich effektiv zur Gewinnung von Mitarbeiter:innen. Vor allem für große Unternehmen, die viele Bewerbungen erhalten, ist das eine gute Möglichkeit, neben den aktuellen Stellenangeboten auch Informationen über das Bewerbungsverfahren und das Unternehmen zu präsentieren. Auf vielen Karrierewebseiten kann die Bewerbung einfach online eingereicht werden. Dazu sind teilweise Kombinationen mit anderen Kanälen erforderlich.

Soziale Medien werden als Recruiting-Kanäle immer beliebter. Freie Stellen werden unkompliziert auf der Seite des Unternehmens gepostet, wodurch die Follower:innen informiert werden. Durch den Einsatz personalisierter Job-Ads können die Stellenangebote direkt der Zielgruppe angezeigt werden. Dieser Kanal eignet sich vor allem für junge und Social-Media-affine Unternehmen und Zielgruppen.

Aktive Recruiting-Kanäle

Eine aktivere Suche kann durch Recruiter:innen oder externe Headhunter und Agenturen durchgeführt werden. Diese sprechen potenzielle Bewerber:innen direkt an. Das funktioniert entweder auf Social-Media-Kanälen oder auf Karrieremessen und Events.

Vor allem Schüler:innen, Studierende und Hochschulabsolvent:innen nehmen an Recruiting Events teil, um sich über Unternehmen und ihre Einstiegsmöglichkeiten zu informieren. Diese Veranstaltungen können genutzt werden, um einen eigenen Talent-Pool aufzubauen und Kontakte zu knüpfen.

Welche Aufgaben haben Recruiter:innen?

Die Recruiter-Aufgaben sind vielseitig und erfordern Empathie, Menschenkenntnisse und umfassendes Wissen über das Unternehmen. Zu den Aufgaben der Recruiter:innen gehören das Verfassen von Stellenausschreibungen, die Überprüfung von Bewerber:innen sowie das Führen von Vorstellungsgesprächen und Verhandlungen bis zur Einstellung.

Die Zusammenarbeit mit verschiedenen Abteilungen des Unternehmens ist besonders wichtig. Recruiter:innen müssen verstehen, welche Qualifikationen und Fachwissen die Bewerber:innen mitbringen sollten und wer ins Team passen könnte. Recruiter:innen fungieren demnach als Ansprechpartner:innen für Bewerber:innen und Teammitglieder.

Entwicklungen zeigen, dass durch den demografischen Wandel, die Einhaltung des Datenschutzes und dem Fachkräftemangel neue Herausforderungen für Recruiter:innen entstehen. Es müssen geeignete Recruiting-Maßnahmen ergriffen werden, um die richtige Person einzustellen. Recruiter:innen müssen dadurch auch aktiv auf die Suche nach Kandidat:innen gehen. Außerdem sollte die Mischung aus interner und externer Personalbeschaffung relativ ausgewogen sein.

Zudem sollten Recruiter:innen mit den gängigen Recruiting-Kanälen und Social-Media- Plattformen vertraut sein, um auch persönliche Anfragen zu verschicken.

Welche Recruiting-Maßnahmen gibt es?

Bei den Recruiting-Maßnahmen handelt es sich um die Art und Umsetzung des Recruiting- Prozesses. Wir haben dafür einige Tipps für euch zusammengetragen.

Zunächst solltet ihr zielgruppenspezifisches Recruiting betreiben. Allgemeine Stellenangebote werden seltener gelesen, da sie für Bewerber:innen nicht genügend Informationen bieten. Zudem sollten die Stellenanzeigen dort platziert werden, wo sie auch von den passenden Personen gelesen werden. Damit eure Stellenanzeige mehr Aufmerksamkeit bekommt, lohnt es sich, mutig und kreativ in der Gestaltung zu sein.

Ein weiterer Tipp von uns: Belasst es einfach und strukturiert. Der beste Weg ist ein einfacher und standardisierter Prozess, der fast in jedem Unternehmen ähnlich aussieht. Der Vorteil besteht darin, dass je einfacher der Bewerbungsprozess ist, desto mehr Zeit für die Auswahl der passenden Bewerber:innen bleibt.

Der optimale Umgang mit Bewerber:innen

Bewerber:innen sollten immer respektvoll behandelt werden. Ihr seid auf der Suche nach einem passenden Teammitglied, deshalb solltet ihr es Bewerber:innen nicht unnötig schwer machen. Negative Erfahrungen werden oft im Internet geteilt, was eurem Image schadet und zukünftige Bewerber:innen abschreckt.

Keine Bewerber:innen sind wirklich perfekt. Wichtig ist, dass sie zu eurem Unternehmen passen. Viele Bewerber:innen und vor allem Absolvent:innen haben großes Entwicklungspotenzial und Motivation, was nicht zu unterschätzen ist. Es gibt ebenso viele Bewerber:innen mit Wechselpotenzial. Dazu gehören zum Beispiel Teilzeitkräfte, die Vollzeit anfangen wollen, gelangweilte, überqualifizierte Fachkräfte oder auch Angestellte in hohem Alter, die noch nicht in Rente gehen wollen.

Die richtigen Benefits sind besonders für neue Generationen entscheidend. Jungen Menschen sind Faktoren wie Work-Life-Balance, flexibles Arbeiten und Homeoffice wichtiger als banale Dinge wie der klassische Obstkorb. Die Benefits sollten bereits im Recruiting- Prozess beschrieben werden, um das Unternehmen attraktiver darzustellen.

Wie läuft das E-Recruiting ab?

Das E-Recruiting zählt zu den wichtigsten Entwicklungen unserer Zeit im Recruiting- Prozess. Der Unterschied zum klassischen Mitarbeiter-Recruiting besteht darin, dass Bewerbermanagement-Prozesse nicht mehr offline, sondern nur noch digital stattfinden. Stellenanzeigen werden weniger in der Zeitung oder in anderen Print-Medien veröffentlicht, Bewerber:innen müssen ihre Unterlagen nicht mehr per Post senden und Personaler:innen können vereinfachte Recruiting Tools nutzen, um die richtige Person auszuwählen.

Bedeutende Faktoren im E-Recruiting sind das Einsparen von Zeit und Geld. Allein das Verschicken von Bewerbungsunterlagen per Post ist ein erhöhter Zeit- und Kostenfaktor. Auch für die Umwelt ist die Einsparung von Papier nicht unbedeutend. Vor allem für große Unternehmen ist die manuelle Analyse von Bewerbungen nicht mehr tragbar. Der Zeitfaktor ist oft auch entscheidend für die Konkurrenzfähigkeit eines Unternehmens. Im schlimmsten Fall unterzeichnet die geeignete Person nämlich schon bei jemand anderem.

Neben den Kosten und der Zeiteinsparung fördert das E-Recruiting auch das Image eines Unternehmens. Schnelle und unkomplizierte Bewerbungsprozesse sind Bewerber:innen äußerst wichtig. Außerdem gelten Unternehmen, die noch mit Print-Versionen arbeiten, als veraltet und nicht zukunftsfähig. Weiterentwicklung ist hierbei entscheidend, besonders für die neuen Generationen.

Wie sehen die Zukunftsentwicklungen im Recruiting aus?

Der Recruiting-Prozess ist von einem stetigen Wandel betroffen. Vor allem durch die Digitalisierung haben sich viele Phasen verändert, worauf Recruiter:innen anders reagieren müssen. In dieser Zukunftsentwicklung wurde der Begriff Recruiting 4.0 geprägt, der auf folgende Trends verweist, die zukünftig den Recruiting-Prozess bestimmen werden:

• Künstliche Intelligenz und automatisiere HR-Prozesse,
• Virtual-Reality-Technologie,
• Gamification ,
• agiles Recruiting,
• Online-Bewerbungssysteme.

Wie findet ihr die besten Bewerber:innen?

Recruiter:innen prüfen anhand der Bewerbungsunterlagen die vorhandenen Berufserfahrungen, Qualifikationen, Kenntnisse und Zeugnisse. Oft ist auch ein Motivationsschreiben bzw. Anschreiben gewünscht, wodurch die Bewerber:innen sich nochmals in eigenen Worten präsentieren können. Recruiter:innen sehen dabei meist schnell, ob es sich um eine gut ausgearbeitete Bewerbung oder eine Massenbewerbung handelt.

In einem guten Lebenslauf sind die Zeitangaben, Berufsbezeichnungen und Kernfähigkeiten kurz und prägnant erfassbar. Welche Unterlagen ihr für die Bewerbung benötigt, ist ganz euch überlassen. Auch hier ist Innovation von Vorteil, zum Beispiel durch ein Online-Bewerbungsverfahren oder ein automatisiertes Interview.

Die Bewerbung wird dann manuell oder mithilfe von Software-Lösungen mit der Stellenanzeige verglichen und eine Vorauswahl getroffen. Geeignete Bewerber:innen durchlaufen danach weitere Schritte. Den perfekten Angestellten kann man jedoch nur durch ein persönliches Kennenlernen ermitteln. Dazu benötigt man gute Menschenkenntnisse und Fachwissen. Doch auch bei Absagen solltet ihr immer persönlich bleiben, um sich weiterhin mit einem guten Image zu präsentieren. Gute Bewerber:innen, die nicht auf die ausgeschriebene Stelle passen, können dennoch in den Bewerberpool aufgenommen werden.

Die Arbeitssicherheit Sofort unterstützt euch bei euren Fragen

Die Digitalisierung und Weiterentwicklung von Prozessen hört nicht beim Mitarbeiter-Recruiting auf, sondern zieht sich durch die gesamte Arbeitswelt. Wir informieren euch in unserem Magazin über die aktuellen Neuigkeiten in der Arbeitswelt und stehen euch bei Fragen über Arbeitssicherheit und Arbeitsschutz beratend zur Seite. Nachdem ihr passende Bewerber:innen eingestellt habt, ist es nötig, sie auf die Gefahren des Arbeitsplatzes aufmerksam zu machen und mit ihnen nötige Unterweisungen durchzuführen. Diese könnt ihr ganz einfach online durchführen mit der Webplattform SMART CAMPUS.

Wir freuen uns auf eure Anfrage!

Beitragsbild: © Shutterstock, G-Stock Studio

Weitere Themen aus diesem Artikel

• Arbeitswelt
• HR