Onboarding-Prozess Onboarding – so gelingt die Integration neuer Mitarbeiter:innen Autor: Vivien Hahn

Mitarbeiter:innen richtig ins Unternehmen zu integrieren und direkt am Anfang abzuholen, ist eine der wichtigsten Voraussetzungen für den Erfolg eines Unternehmens. Heute ist dies aber gar nicht mehr so einfach, denn auch Mitarbeitende, die remote arbeiten, müssen gleich beim Start im Job richtig abgeholt und im Team integriert werden. Bleibt dran, denn hier erfahrt ihr, wie gutes Onboarding auch im digitalen Zeitalter funktioniert und welche Trends ihr in den nächsten Jahren erwarten dürft.

Das erfahrt ihr in diesem Beitrag:

Was ist Onboarding?

Onboarding bezeichnet die systematische Integration und Einarbeitung von neuen Mitarbeiter:innen. In der Regel bezeichnet Onboarding nicht nur eine kurze Einarbeitung, sondern den Prozess der Eingliederung neuer Mitarbeiter:innen in einem Unternehmen oder einer Organisation. Der Zweck des Onboardings ist es, neue Mitarbeiter:innen schnell und effektiv in die Arbeitsumgebung, die Unternehmenskultur und die Arbeitsabläufe zu integrieren, um so sicherzustellen, dass dieser schnell produktiv und zu einem wertvollen Mitglied des Teams wird.

Ein erfolgreicher Onboarding-Prozess kann dazu beitragen, dass neue Mitarbeiter:innen sich schnell im Unternehmen wohlfühlen, motiviert und engagiert sind, die Aufgaben effektiv ausführen und eine positive Beziehung zum Unternehmen aufbauen. Der Onboarding-Prozess kann auch dazu beitragen, die Fluktuation zu reduzieren und die Zufriedenheit der Mitarbeiter:innen zu erhöhen, da sich diese besser integriert und unterstützt fühlen.

Typische Aktivitäten im Onboarding-Prozess umfassen die Vorstellung des Unternehmens und seiner Kultur, die Zuweisung eines Mentors, einer Mentorin oder Buddy-Systems, Schulungen und Weiterbildungen, Einführung in die Arbeitsabläufe, Bereitstellung von Arbeitsmaterialien und Ressourcen sowie regelmäßiges Feedback und Evaluierung. Insgesamt ist Onboarding ein wichtiger Bestandteil des Talent-Managements. Ein effektiver Onboarding-Prozess kann dazu beitragen, dass euer Unternehmen erfolgreich in der Gewinnung und Bindung von Mitarbeiter:innen ist.

Das Onboarding steht sehr nah an den Maßnahmen zum Recruiting. Denn schon vor dem ersten offiziellen Arbeitstag, ist eine gute Integration von potenziellen, neuen Mitarbeiter:innen wichtig. Dazu gehört auch das Kennenlernen des Teams.

Wie funktioniert gutes und erfolgreiches Onboarding?

Gutes Onboarding ist elementar für ein erfolgreiches Recruiting und hilft, neue Mitarbeiter:innen effektiv in das Unternehmen und die Arbeitskultur zu integrieren. Egal ob Großkonzern oder Familienbetrieb – die passende Integration von neuen Mitarbeiter:innen ins Unternehmen ist ein wichtiger Bestandteil, um den Erfolg und die Produktivität eures Unternehmens zu steigern. Zusätzlich vermittelt ein durchdachter Onboarding-Prozess ein Gefühl der Wertschätzung und Zugehörigkeit für neue Mitarbeitende. Ihr solltet daher den Prozess genaustens planen und ihn individuell an jeden neuen Mitarbeitenden anpassen. Es gibt einige bewährte Methoden und Best Practices, die zu einem erfolgreichen Onboarding-Prozess beitragen können:

1. Planung:
   Ein strukturierter Plan für das Onboarding sollte erstellt werden, bevor der oder die neue Mitarbeiter:in antritt. Dieser Plan sollte die Schritte und Aktivitäten enthalten, die während des Onboarding-Prozesses durchgeführt werden, sowie die Verantwortlichkeiten der Beteiligten.
2. Kommunikation:
   Eine offene und transparente Kommunikation zwischen dem oder der neuen Mitarbeiter:in und den relevanten Personen im Unternehmen ist von großer Bedeutung. Neue Mitarbeiter: innen sollten über die Unternehmenskultur, -werte und -ziele informiert werden und ein umfassendes Verständnis der Erwartungen des Unternehmens an sie bekommen.
3. Integration:
   Ein erfolgreicher Onboarding-Prozess integriert neue Mitarbeiter: innen schnell in das Unternehmen und seine Arbeitsabläufe. Dies kann durch die Zuweisung eines Mentors oder einer Mentorin, die Einbeziehung in Teammeetings und die Teilnahme an Schulungen oder Weiterbildungsmaßnahmen erreicht werden.
4. Feedback:
   Feedback ist ein wichtiger Bestandteil des Onboarding-Prozesses und hilft euch dabei, die Leistung der neuen Mitarbeiter:innen zu bewerten und Probleme frühzeitig zu erkennen. Regelmäßige Check-Ins und Feedback-Gespräche zwischen den neuen Mitarbeiter:innen und ihren Vorgesetzten oder Mentoren sollten daher Teil des Onboarding-Prozesses sein.
5. Kontinuität:
   Ein erfolgreicher Onboarding-Prozess endet nicht nach den ersten Wochen oder Monaten. Unternehmen sollten sich bemühen, neue Mitarbeiter:innen langfristig zu unterstützen und Entwicklungsmöglichkeiten zu bieten, um ihre Karrieren im Unternehmen voranzutreiben.

Welche Onboarding-Maßnahmen gibt es?

Möglichkeiten, neue Mitarbeitende im Unternehmen zu integrieren, gibt es viele. Dabei ist es wichtig, dass ihr dabei eure eigenen Strukturen im Unternehmen, aber auch eure Mitarbeitenden in eurem Onboarding-Prozess berücksichtigt. Es gibt viele verschiedene Onboarding-Maßnahmen, die Unternehmen ergreifen können, um sicherzustellen, dass neue Mitarbeiter:innen effektiv integriert werden. Hier erfahrt ihr einige häufige Onboarding-Maßnahmen, die in Unternehmen durchgeführt werden:

• Einführungsgespräche: Ein persönliches Gespräch mit euren neuen Mitarbeiter:innen kann helfen, eine offene und transparente Kommunikation zu etablieren und eine positive Beziehung aufzubauen.
• Schulungen und Weiterbildungen: Schulungen und Weiterbildungen können helfen, schnell die erforderlichen Kenntnisse und Fähigkeiten zu erwerben, um in der jeweiligen Position erfolgreich zu sein.
• Arbeitsplatzführungen: Eine Führung durch den Arbeitsplatz kann helfen, neue Mitarbeitende mit der Umgebung vertraut zu machen und die Integration in die Arbeitsabläufe zu erleichtern.
• Mentoring: Ein Mentoring-Programm kann dazu beitragen, dass sich Mitarbeiter:innen schneller in das Unternehmen integrieren und wertvolle Kontakte knüpfen.
• Feedback und Bewertung: Regelmäßiges Feedback und Bewertungen können dazu beitragen, dass eure neuen Mitarbeitenden ihre Stärken und Schwächen erkennen und sich besser auf ihre Aufgaben konzentrieren können.
• Social-Events: Social-Events und Teamaktivitäten können dazu beitragen, dass neue Mitarbeiter:innen schneller Kontakte knüpfen und sich dadurch besser in das Unternehmen integrieren.
• Arbeitsmaterialien und Ressourcen: Das Bereitstellen von Arbeitsmaterialien und Ressourcen, wie beispielsweise Handbüchern oder IT-Systemen, kann neuen Mitarbeitenden helfen, schnell produktiv zu werden.

Diese neuen Onboarding-Trends könnt ihr in Zukunft verwenden

Genauso wie sich unser Arbeiten wandelt, entwickeln sich auch die verschiedenen Onboarding-Maßnahmen weiter. Durch die Digitalisierung kommen viele Faktoren zusammen, die während des Onboarding-Prozesses berücksichtigt werden sollten. Aber auch das Miteinander und die Prioritäten der zukünftigen Arbeitnehmenden ändern sich zunehmend. Begriffe wie KI oder Diversität sind nur einige der Dinge, die uns auch in der Zukunft noch begleiten werden.
Diese Trends im Bereich des Onboardings könnt ihr also zukünftig verwenden:

Preboarding:

Als Preboarding wird die Zeit vor dem eigentlichen Onboarding bezeichnet. Diese beginnt quasi schon während des Recruiting-Prozesses. Neue Mitarbeitende bekommen die Möglichkeit, die neuen Teams vorab schon einmal kennenzulernen, um sich später besser integrieren zu können. Auch Informationen darüber, wie der Austausch mit anderen organisiert ist, wann Mittagstermine stattfinden und ob es überhaupt ein Onboarding gibt, sind wichtig für alle neuen Mitarbeitenden und das schon vor dem ersten Arbeitstag.

App-Boarding:

„App-Boarding“ bezieht sich auf den Prozess der Einführung und Schulung von neuen Mitarbeitenden in die vom Unternehmen genutzten Apps und Tools. Die meisten modernen Betriebe verwenden eine Vielzahl von Apps und Tools, um die Arbeit der Mitarbeiter:innen zu erleichtern und zu optimieren. Beispiele dafür sind E-Mail-Systeme, Cloud-Speicher, Projektmanagement-Tools, Zeiterfassungs-Software, Videokonferenz-Systeme und vieles mehr. Neue Mitarbeitende benötigen eine Einführung in die genutzten Apps und Tools, um ihre Aufgaben erledigen zu können. Dies kann auch in Form von digitalen Schulungen durchgeführt werden.

Gamification:

Unter Gamification versteht man die Verwendung von Spielelementen und -mechanismen in nicht spielerischen Kontexten. Viele Unternehmen integrieren Gamification in ihren Onboarding-Prozess, um ihn für neue Mitarbeiter:innen interessanter und interaktiver zu gestalten, denn spielerische Elemente können die Zusammenarbeit verbessern und die Weiterbildung fördern.

Metaverse:

Ein Metaverse ist eine virtuelle Welt, die von einer Community von Nutzer:innen erstellt und bewohnt wird. Es ist ein Konzept einer gemeinsamen virtuellen Realität, die es Benutzer:innen ermöglicht, in einer digitalen Umgebung zu interagieren, zu kommunizieren und zu kooperieren. Das Metaverse besteht aus einer 3D-Umgebung, in der Nutzer:innen Avatare erstellen und steuern können, um sich mit anderen Nutzer:innen zu treffen, zu spielen, zu arbeiten und zu lernen. In einer dreidimensionalen, virtuellen Realität lassen sich Umgebung und Kontakte facettenreicher pflegen.

KI im Onboarding:

Auch Künstliche Intelligenz wird in Zukunft nicht mehr vor Onboarding-Maßnahmen haltmachen. KI kann genutzt werden, um personalisierte Einarbeitungsprogramme zu erstellen, die auf die spezifischen Bedürfnisse und Fähigkeiten der neuen Mitarbeiter:innen zugeschnitten sind. Die KI kann beispielsweise Informationen über die Fähigkeiten, den Hintergrund und die Vorlieben der neuen Mitarbeitenden sammeln und basierend darauf ein individuelles Einarbeitungsprogramm erstellen. Auch Chatbots werden immer beliebter als Teil des Onboardings. Sie können Fragen von neuen Mitarbeitenden beantworten und sie durch den Einarbeitungsprozess führen. Die Daten, die durch die KI gesammelt werden, können dann genutzt werden, um den Onboarding-Prozess individuell zu verbessern.

Diversität:

Vielfalt spielt in der Arbeitswelt eine große Rolle. Diversität und Inklusion sind deshalb auch beim Onboarding wichtig. Die Ansprüche an Unternehmen steigen, eine inklusive Einarbeitung zur Verfügung zu stellen. Das ist notwendig, denn in Zeiten des Fachkräftemangels müssen die Unternehmen andere Arbeitskräfte einstellen und neue Probleme angehen. Dazu gehört eine einfache, inklusive und geschlechtersensible Sprache in Text und Bild. Die Unternehmenskultur und Leitlinien müssen beim Onboarding Thema sein, weil sie wichtige Orientierungspunkte für die Mitarbeiter:innen sind und den Umgang miteinander prägen.

Onboarding aus dem Homeoffice – so gelingt Remote-Onboarding

Besonders das Onboarding aus dem Homeoffice heraus stellt Unternehmen oft vor einige Herausforderungen. Neue Mitarbeitende befinden sich oft weit weg oder haben in der ersten Phase ihres neuen Jobs keinen persönlichen Kontakt zu Kollegen. Da kann schnell ein Gefühl der Verlorenheit aufkommen. Umso wichtiger ist es also, dass ihr als Arbeitgeber:innen auf das sogenannte Remote-Onboarding bestens vorbereitet seid. Hierfür haben wir ein paar Tipps für euch zusammengefasst.

Schon vor dem ersten Arbeitstag muss alles bereit sein:

Nichts ist ärgerlicher, als in einen neuen Job zu starten und gleich am ersten Arbeitstag nicht vollständig arbeitsfähig zu sein. Dazu gehört vor allem die technische Ausstattung. Stellt deshalb sicher, dass eure neuen Mitarbeiter:innen einen Laptop zur Verfügung haben, der über einen VPN-Zugang verfügt, um von zu Hause auf die firmeneigenen Laufwerke zugreifen zu können. Stellt ihr selber ein Gerät, achtet darauf, dass dieses rechtzeitig per Post oder Kurier ankommt.

Helft dabei, dass der erste Arbeitstag sich nach einem Willkommen anfühlt:

Trotz virtueller Atmosphäre sollten eure neuen Mitarbeiter:innen ein Gefühl des Willkommens bekommen. Dazu gehört eine Begrüßung der Führungskraft und eine Videokonferenz mit dem Team. Während der ersten Woche kann es außerdem hilfreich sein, virtuelle Kaffeepausen durchzuführen, damit sich eure Kolleg:innen auch untereinander besser kennenlernen können.

Ein Onboarding-Pate kann euch Unterstützung geben:

Am besten funktioniert die Integration, wenn ihr euren neuen Mitarbeiter:innen einen Teamkollegen oder Paten zur Seite stellt, welcher für mögliche Fragen zur Seite steht. Dieser erklärt nicht nur im virtuellen Meeting alle notwendigen Arbeitsprozesse, sondern tauscht sich auch während des Onboarding-Prozesses öfters mit den neuen Mitarbeiter:innen aus. Denn es ist neben der Informationsvermittlung auch sehr wichtig, eure neuen Mitarbeitenden emotional ans Unternehmen zu binden und ihnen die Möglichkeit zu geben, ein Netzwerk aufzubauen.

Plant mehr Zeit beim Remote-Onboarding ein:

Eine virtuelle Einarbeitung benötigt mehr Zeit als ein Onboarding vor Ort. Dabei müsst ihr auch mit mehr Koordination und Kommunikation rechnen. Viele Fragen, die während der Arbeit aufkommen, werden von Mitarbeiter:innen aus dem Homeoffice nicht gestellt. Es fehlt auch oft der Einblick in die Zusammenhänge der Arbeitsprozesse. Das erschwert das Verständnis für einige Aufgaben und deren Zusammenhänge.

Mit der Arbeitssicherheit Sofort startet ihr von Anfang an richtig

Die richtige Integration von neuen Mitarbeitenden ist, wie ihr gelesen habt, auf verschiedenen Ebenen sehr sinnvoll. Genauso wichtig ist es auch, beim Eintreten eines neuen Mitarbeitenden in euer Unternehmen, eine Gefährdungsbeurteilung durchzuführen. Dies gilt auch für die Arbeit aus dem Homeoffice wie auch beim mobilen Arbeiten und bei der Telearbeit. Zusätzlich können sich psychische Faktoren auf die Arbeitsleistung neuer Mitarbeiter:innen auswirken.

Wir unterstützen euch bei der Bereitstellung aller notwendigen Fachkräfte und helfen euch dabei, Gefährdungsbeurteilungen lokal als auch online für all eure Mitarbeitenden richtig durchzuführen. Mit unseren Online-Schulungen bekommen auch neue Mitarbeiter:innen notwendiges Know-how und können dadurch besser in ihre neue Arbeit starten. Wir freuen uns auf eure Anfrage!

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Beitragsbild: © Shutterstock, Ground Picture

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