Was ist Datensicherheit? Sichere Videokonferenzen – darauf kommt es an Autor: Gero Appel

Über Softwares für Online-Meetings werden wichtige Informationen übertragen, die nicht in die falschen Hände geraten dürfen, z. B. Chatprotokolle, Mitarbeiterdaten und persönliche Daten. Um sichere, DSGVO-konforme Videokonferenzen abzuhalten, gibt es einiges zu beachten. Worauf es bei sicheren Online-Meetings ankommt und welche Vorteile ihr aus den Videokonferenzen ziehen könnt, das erfahrt ihr jetzt.

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Welche Videokonferenz-Softwares gibt es?

Software für Videokonferenzen erleichtert die Geschäftsabläufe und spart Geld sowie Ressourcen. Da es für jeden Zweck ein Tool gibt, ist der Markt für verschiedene Videokonferenzlösungen in den letzten Jahren stark gewachsen. Es ist jedoch leicht, sich in dem Durcheinander zwischen Meeting-Software, Webinar-Software, hybriden Veranstaltungstools und Videotelefonie zu verlieren. Wir geben euch einen genaueren Überblick über die vielen Optionen und Nutzungsszenarien, um euch bei der Auswahl der besten Tools für eure Anforderungen zu helfen:

Meeting-Software

Wahrscheinlich hat jede:r schon einmal an einem Online-Meeting teilgenommen, zumindest seit die Corona-Pandemie das Homeoffice zum Arbeitsplatz gemacht hat. Die Interaktion der Teilnehmer:innen steht bei den Meeting-Tools im Vordergrund. Das Ziel von Meeting-Software ist es, mehrere nahezu gleichberechtigte Teilnehmer:innen in einer Konferenz zu verbinden. Meetings sind der perfekte Rahmen für engagierte Aktivitäten, improvisierte Internetabsprachen oder Daily-Meetings.

Die drei Hauptkomponenten von Meeting-Tools sind Videokonferenzen, Live-Chat und die Möglichkeit der mobilen Nutzung. Zusätzliche Funktionen wie Bildschirmfreigabe und Zeichenwerkzeuge helfen bei produktiven Meetings. Wenn ihr eure Meetings aus dem Büro in die Internetwelt verlegen wollt, sucht euch am besten ein Tool aus, welches all euren Anforderungen entspricht.

Videotelefonie-Software

Auf dem Markt für Videokonferenzsysteme hat sich die Videotelefonie durchgesetzt. Auch hier sind Konferenzen möglich, allerdings nur, wenn eine zusätzliche Chat-Komponente enthalten ist. Ansonsten ist Videotelefonie eigentlich nur ein Telefongespräch, bei dem man die Gesprächspartner:innen sehen kann. Videotelefonie-Software wäre für euch ausreichend, wenn euer einziges Ziel darin besteht, während des Telefonierens ein größeres visuelles Engagement zu erreichen und ihr keine weiteren Funktionen benötigt.

Webinar-Software

Ein Webinar ist eine 1:1-Umsetzung eines Vortrags in die Online-Umgebung und wird häufig auch als Online-Seminar bezeichnet. Im Gegensatz zu einer Sitzung steht hier die Präsentation im Vordergrund. Die Teilnehmer:innen werden nicht gleichberechtigt behandelt und agieren im Wesentlichen als Konsument:innen, während die Moderator:innen präsentieren. Umfragen, Handgesten und die Interaktion mit bestimmten Personen, z. B. für Wortbeiträge, sind nur einige der Funktionen, die die Kommunikation zwischen den Moderator:innen und den Teilnehmenden verbessern und das Webinar spannender und dynamischer machen.

Welche Vorteile hat ein Webinar?

Im B2B-Bereich sind fachkundige Videoinhalte verbreiteter denn je. Kein Wunder, wenn man bedenkt, wie schnell und mühelos anspruchsvolle B2B-Produkte und Dienstleistungen per Video erklärt werden können. Allerdings hat nicht jedes Unternehmen die Mittel, um Firmen mit der Erstellung teurer Videos zu beauftragen. Der ideale Ersatz: Webinare on demand. Die Bedeutung von on demand ist die gleiche wie die von „auf Abruf“.

Webinare haben spätestens mit dem Beginn der Epidemie im B2B-Marketing an Popularität gewonnen. Ähnlich wie professionelle Videos können sie zu geringen Kosten produziert und als Content genutzt werden. Die Vorteile von On-Demand-Webinaren für euch sind zahlreich. Sie können, wie der Name bereits sagt, auf Abruf, also unabhängig vom Standort und zu jeder Zeit konsumiert werden. Hier sind die weiteren Vorteile eines Webinars on demand:

• Flexibilität: Die Konsumenten wählen die Zeit und den Ort, an dem sie die Aufzeichnung ansehen möchten.
• Zeit für Qualität: Als Produzenten habt ihr alle Zeit, die ihr braucht, um ein Webinar zu erstellen, das für euer Publikum von höchster Qualität ist.
• Verfügbarkeit: Euer aufgezeichnetes Video ist weiterhin zugänglich und abrufbar. Ihr könnt die Aufzeichnung lange nutzen und schnelle Filme erstellen, um sie auf euren Social-Media-Konten zu posten, wenn ihr über nachhaltiges Material verfügen möchtet.
• Lead-Generierung: Ihr erhaltet die Anmeldeinformationen von euren Zuschauer:innen und könnt die Aufzeichnung nutzen, um kontinuierlich neue B2B-Kontakte zu finden.
• Kostengünstig: Im Vergleich zu vergleichbaren Offline-Veranstaltungen oder der Erstellung eines Qualitätsfilms ist der Aufwand deutlich geringer.

Worin unterscheiden sich Live- und On-Demand-Webinare?

Um an einem Live-Webinar teilzunehmen, müsst ihr und die Organisator:innen sich alle zur festgelegten Zeit in einem virtuellen Raum versammeln. Die Möglichkeit zur Interaktion in Echtzeit ist ein großer Vorteil. Über den Chat könnt ihr mit euren Teilnehmer:innen kommunizieren. Es besteht auch die Möglichkeit, Ideen unter den Teilnehmenden auszutauschen. Der Nachteil eines Live-Webinars ist, dass technische Schwierigkeiten euren Plänen einen Strich durch die Rechnung machen können.

Im schlimmsten Fall kann eure Veranstaltung nicht durchgeführt werden, wenn der Ton nicht richtig übertragen wird oder eure Präsentation nicht zu sehen ist. Außerdem habt ihr keinen Einfluss darauf, wie viele der Interessenten, die sich für das Webinar angemeldet haben, es auch tatsächlich besuchen. Es ist möglich, dass am Ende nur ein kleiner Prozentsatz der Teilnehmer:innen erscheint.

Die Flexibilität des Publikums und die passive Entwicklung neuer Leads für euch als Gastgeber:innen sind die klaren Vorteile des On-Demand-Webinars. Durch die Aufzeichnung eines Live-Webinars könnt ihr eure Rede, euer Fachwissen und das Engagement der Teilnehmer:innen virtuell festhalten.

Was fällt unter den Datenschutz?

Wenn die Videoübertragung beginnt, beginnt auch die Übertragung persönlicher Daten (Bilder, Sprache, Nachrichten). Meistens steht die Behandlung von arbeitsspezifischen Themen auf dem Ablaufplan. Dabei kann es sich um äußerst private Informationen über Dritte handeln, deren unrechtmäßige Verwendung schwerwiegende Folgen haben kann. Jede:r Beschäftigte hat das Recht auf informationelle Selbstbestimmung und darauf zu wissen, was mit seinen/ihren Daten geschieht.

Zusammengefasst sind für einen ordnungsgemäß konzipierten Datenschutz insbesondere die folgenden Elemente wesentlich:

• persönliche Informationen,
• Informationen aus privaten Quellen (z. B. Unternehmen),
• Daten aus nicht automatisierten Dateien, Datenverarbeitungssystemen oder beidem.

All diese Faktoren lassen sich in einem einzigen Datenschutzparadigma zusammenfassen. Dies ermöglicht es den Unternehmen, stets den Überblick über ihre aktuelle Datenschutzpolitik zu behalten. Zur Zeit der Pandemie kann diese Idee auch für Videokonferenzen (und darüber hinaus) genutzt werden.

Welche Anforderungen stellen die DSGVO und das Bundesdatenschutzgesetz (BDSG)?

Videokonferenzen fallen also unter die DSGVO, da ihre Nutzung die Verarbeitung personenbezogener Daten erfordert. Jitsi-Meet und Nextcloud-Talk sind zwei Dienste, die der Bundesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit (BfDI) für eine datenschutzkonforme Videokonferenz empfiehlt. Sie zeichnen sich dadurch aus, dass es sich um On-Premise-Lösungen handelt. Dies bedeutet, dass die Installation einer Software-Lösung lokal vorgenommen wurde.

Im Folgenden werden die datenschutzrechtlichen Kriterien für Videokonferenzen dargestellt:

• Vor dem Einsatz eines Videokonferenzsystems ist es notwendig, die datenschutzrechtlichen Verpflichtungen zu klären.
• Bei der Nutzung von Online-Diensten ist es wichtig, sorgfältig zu prüfen, ob der Anbieter die Daten für seine eigenen Zwecke verwendet (wenn dies der Fall ist, liegt eine gemeinsame Verantwortung zwischen dem Anbieter und dem für die Verarbeitung Verantwortlichen vor, gemäß Art. 26 GDPR).
• In der Vereinbarung über die Auftragsabwicklung muss klargestellt werden, dass der Anbieter die personenbezogenen Daten der Teilnehmenden nur mit deren ausdrücklicher Zustimmung für eigene Zwecke verwenden darf.
• Unabhängig von ihrem Umfang erfordert die Verarbeitung die Zustimmung der Betroffenen. Daher muss den Teilnehmer:innen einer Videokonferenz die Möglichkeit gegeben werden, teilzunehmen oder nicht. Rechtlich gesehen muss immer ein Ersatz für die Videokonferenz bereitgestellt werden.
• Sowohl § 26 Abs. 1 BDSG als auch Art. 6 Abs. 1 DSGVO ermöglichen die Erhebung und Nutzung von Mitarbeiterdaten während einer Videokonferenz. Daher sollte die Verarbeitung von Mitarbeiterdaten immer erforderlich und Gegenstand einer laufenden Interessenanalyse sein. In diesen Kontext gehört auch die Überwachung von Videokonferenzen durch Mitarbeiter:innen (Verwaltung von An- und Abwesenheiten).
• Einblicke in private Räume während Videokonferenzen, die ohne die ausdrückliche Zustimmung des Mitarbeitenden aufgenommen werden, sind nicht datenschutzkonform. Durch die Anweisung an den Mitarbeitenden, den Hintergrund zu verdecken oder einen gefälschten Hintergrund zu verwenden, können diesbezügliche Probleme vermieden werden.
• Allgemeine Informationspflicht des Verantwortlichen (der Unternehmer:innen): Gemäß Artikel 13, 14 DSGVO müssen die Teilnehmer:innen der Videokonferenz über die Nutzung oder Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten informiert werden.

Wie könnt ihr DSGVO-konforme Videokonferenzen gewährleisten?

Die Wahl einer Online-Meeting-Lösung eines europäischen oder besser noch eines deutschen Anbieters ist der beste Weg, um die Einhaltung der DSGVO für eure Videoanrufe zu gewährleisten. Bei Lösungen für Online-Schulungen, Vertrieb und Besprechungssoftware solltet ihr immer europäische oder idealerweise deutsche Videokonferenzsoftware wählen. Denn in der EU gibt es eindeutige Vorschriften zum Schutz eurer Daten.

Außerdem solltet ihr die DSGVO-Konformität der von euch genutzten Software ständig überprüfen. Kontaktiert die Anbieter, wenn ihr auf der Website des Anbieters oder aus anderen Quellen keine Informationen dazu entdecken könnt.

Alle öffentlichen Videokonferenzen sollten in der Regel passwortgeschützt sein. Das „Warteraum“-Prinzip hingegen ist seit langem ein Favorit. Die erste Datenschutzschwelle bei Videokonferenzen ist in diesem Fall die Einladung. Glücklicherweise liegt es in der Regel im Ermessen der Verantwortlichen, an wen sie die Zugangsdaten weitergeben. Der Organisator oder die Organisatorin kann dann Teilnehmer:innen, die sich bereits im Wartebereich befinden, an der Videokonferenz teilnehmen lassen. Es bleibt jedem/jeder selbst überlassen, ob die Teilnehmenden einzeln oder alle auf einmal eintreten. Die Idee erinnert an die analogen Zeiten, als die Teilnehmer:innen vor der Tür warteten, bis die Gastgebenden sie hereinriefen.

Welche Maßnahmen helfen euch, die Online-Meetings noch sicherer zu machen?

Ihr könnt in euren Online-Meetings einige Einstellungen ändern, um ein Höchstmaß an Sicherheit für eure Konferenzen zu gewährleisten. Ihr solltet darauf achten, dass euer Anbieter euch diese Einstellungen zur Verfügung stellt:

• Aktiviert den privaten Chat. Auf diese Weise könnt nur ihr, als Moderator:innen, die über diesen Chat gesendeten Mitteilungen sehen.
• Legt eure Veranstaltung so an, dass niemand sonst die Namen der Teilnehmer:innen sehen kann. Dies ist besonders wichtig für externe Webinare mit einer großen Teilnehmerzahl.
• Schützt euren Konferenzraum, wie bereits erwähnt, mit einem Passwort, um illegalen Zugang zu verhindern. Nur mit dem richtigen Passwort können die Teilnehmer:innen an eurem Meeting teilnehmen.
• Vergewissert euch, dass das von euch eingesetzte Programm die Möglichkeit bietet, die Teilnehmerdaten nach einer bestimmten Zeit automatisch zu löschen.

Abgesichert mit der Arbeitssicherheit Sofort

Im Bereich Arbeitssicherheit und Datenschutz gibt es einiges zu beachten. Die Arbeitssicherheit Sofort unterstützt euch dabei mit allem, was euer Unternehmen für eine rechtssichere Grundlage braucht.

Mit unserer Web-Plattform SMART CAMPUS könnt ihr auch auf viele verpflichtende Unterweisungen oder auf die gesetzlich vorgegebene Gefährdungsbeurteilung zugreifen. So können eure Mitarbeitenden die Unterweisungen machen, wann immer sie wollen und ihr spart Zeit und Geld. Holt euch jetzt ein erstes, unverbindliches Angebot ein. Wir freuen uns auf eure Anfrage!

Beitragsbild: © Shutterstock, fizkes

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