Smart-Office Euer modernes Büro – die Zukunft ist smart! Autor: Hannah Yeboah

In Zeiten von New Work werden klassische Büros bald nicht mehr zeitgemäß sein. Das Büro der Zukunft wird sich von alten Konzepten verabschieden und sie durch neue, innovative Lösungen ersetzen. Bereits jetzt machen es einige Unternehmen vor: Smart Office und moderne Architektur sind nur zwei der zahlreichen Aspekte, die wir in Zukunft immer häufiger vorfinden werden. In diesem Beitrag werfen wir einen prognostischen Blick in die kommenden Jahre und stellen euch Konzepte vor, die auch ihr vielleicht schon bald in euer Unternehmen integrieren werdet.

Themen in diesem Beitrag

Was kommt nach dem Homeoffice?

Spätestens seit der Corona-Pandemie ist es für die meisten Menschen mit Bürojob zur Normalität geworden, im Homeoffice zu arbeiten. Mittlerweile ist die Zeit gekommen, in der sich alles wieder ein wenig Richtung “alte Gewohnheit” zurückbewegt. Doch wie sieht das Ganze beim Thema Homeoffice aus? Immerhin können Mitarbeitende auch nach der Pandemie von den vielen Vorteilen profitieren, die die Arbeit im Homeoffice mit sich bringt.

Wer zwei Jahre lang Flexibilität genossen hat und endlich Privat- und Berufsleben besser vereinen konnte, möchte diese Vorteile ungern wieder aufgeben. Das zeigt auch die Statistik, denn im Jahr 2019 haben lediglich 13 % der Arbeitnehmenden in Deutschland im Homeoffice gearbeitet. Im Jahr 2022 sind es rund 25 %. Die Tendenz ist eindeutig. Aber denken wir noch einen Schritt weiter: Was kommt nach dem Homeoffice? Wie wird das Arbeiten von morgen aussehen und wie kann ein Büro noch innovativer werden als das, was wir nun schon lange kennen?

Wo werden wir in Zukunft arbeiten?

Traditionelle Büros sind schon lange nicht mehr zeitgemäß. Lange Flure, an welche die Büros grenzen, in denen alle Mitarbeitenden ihren festen Platz haben, sind veraltet. Gleiches gilt für Großraumbüros, in denen Lärmbelastung bei fehlenden Schutzmaßnahmen an der Tagesordnung steht. Mit Beginn der Corona-Krise standen diese festen Arbeitsplätze plötzlich nicht mehr zur Verfügung. Das Büro wurde entweder durch einen festen Telearbeitsplatz in den eigenen vier Wänden der Mitarbeitenden ersetzt oder fiel komplett weg, indem mobil am Laptop gearbeitet wurde. Hier lässt sich eine eindeutige Tendenz erkennen. Der moderne Arbeitsplatz ist:

• digital,
• lässt Raum für Kreativität,
• flexibel und anpassungsfähig,
• mobil,
• kollaborativ,
• effizient und effektiv,
• sicher.

Wie sieht das Büro 4.0 also aus?

Fakt ist: Nach wie vor muss Mitarbeitenden flexibles Arbeiten und digitale Arbeitsplätze ermöglicht werden. Außerdem sollten Menschen, die im Homeoffice arbeiten, dieselben Kommunikationsmöglichkeiten zur Verfügung gestellt bekommen wie den Mitarbeitenden vor Ort. Im Vordergrund stehen die Vernetzung und die Zusammenarbeit des Teams während der Projekte. Doch auch das Büro selbst – und damit auch der Arbeitgebende – wird immer mehr zum Identifikator.

Wenn ihr also überlegt, wie euer Büro 4.0 aussehen kann, dann solltet ihr die Bedürfnisse eurer Mitarbeitenden berücksichtigen. Immerhin sind diese maßgeblich für den Erfolg eures Unternehmens verantwortlich. Die Arbeit im Homeoffice kann schnell dazu führen, dass es Angestellten an persönlicher Interaktion mit anderen Menschen fehlt und sie sich ausgebrannt fühlen. Das hat auch eine Forbes-Umfrage ergeben, in der 41 % der Befragten genau das angaben. Das moderne Büro muss also die Vorteile von Remote Work beibehalten, jedoch die Nachteile beheben. Auch virtuelle Mitarbeitende müssen in den Büroalltag integriert werden.

Was muss sich verändern?

Es werden also Möglichkeiten zur Durchführung von Videokonferenzen benötigt, Cloud-Lösungen müssen geschaffen werden und dennoch sollte es einen physischen Ort geben, an dem persönlicher Kontakt unter Mitarbeitenden nach wie vor möglich wird. Ihr müsst euch dafür nicht zwangsläufig auf die Suche nach neuen Büroräumen machen. Verschiedene Dienstleister haben sich auf Bürogestaltung spezialisiert und können euch innenarchitektonisch bei der innovativen Weiterentwicklung und Neugestaltung eures Büros unterstützen.

Wichtig ist, dass die Kultur am Arbeitsplatz synchron mit der Architektur läuft. Nur dann kann sie sich positiv entwickeln. Die Gestaltung der Büros ist also nicht zu unterschätzen und wirkt sich stark auf die Produktivität eurer Mitarbeitenden aus. Moderne Büroräume benötigen Raum für sozialen Austausch und sollen die Vielfältigkeit und Individualität eurer Mitarbeitenden unterstützen. Doch was bedeutet das konkret? Werfen wir einen Blick in die Zukunft und schauen, wie der Bürostandard in ein paar Jahren aussehen könnte. Schon jetzt finden die folgenden Konzepte Anwendung:

Activity-based-concepts

Von aufgabenbezogenen Arbeitsplätzen ist die Rede, wenn Mitarbeitende diese je nach Projekt und aktueller Aufgabe wechseln. Einen festen Arbeitsplatz haben Mitarbeitende bei diesen Konzepten nicht. Die Ausgangslage ist immer die sogenannte Homebase. Von dort aus werden alltägliche Aufgaben wie Telefonate oder der Austausch mit Kolleg:innen durchgeführt. Daneben existieren verschiedene Räumlichkeiten, die die Mitarbeitenden je nach aktueller Aufgabe aussuchen können. Zwischen den folgenden Räumlichkeiten wird unterschieden:

Focus-Room

Focus-Rooms sind Einzelarbeitsplätze, an denen sich Mitarbeitende zurückziehen und in Ruhe arbeiten können. Hier können diskrete Gespräche geführt oder auf sonstige Art und Weise ungestört gearbeitet werden. Der Focused-Room steht sowohl euch als Arbeitgebenden als auch euren Angestellten zur Verfügung.

Desk-Sharing

Auch beim Desk-Sharing haben Mitarbeitende keinen eigenen Arbeitsplatz. Vielmehr wählen sie einen Platz, der gerade frei ist. Bei diesem Konzept kann es allerdings schnell dazu kommen, dass kein freier Platz mehr zur Verfügung steht. Für diesen Fall kann schon im Voraus mit Hilfe einer App geschaut werden, ob und wie viele freie Plätze vorhanden sind, um anschließend einen Arbeitsplatz zu buchen.

Coworking-Spaces

In Coworking-Spaces arbeiten Menschen aus verschiedenen Branchen gemeinsam. Das hat den Vorteil, dass sich niemand an feste Geschäftsräume binden muss. Auch innerhalb eines Unternehmens können Coworking-Bereiche geschaffen werden, um für eine bessere Zusammenarbeit im Team zu sorgen.

Projektzonen

In den Projektzonen können sich Mitarbeitende in Gruppen zusammenfinden und dort Whiteboards, Flipcharts oder Bildschirme nutzen, um gemeinsam zu planen. Das Mobiliar ist in den Projektzonen mit Rollen versehen, sodass es beliebig verschoben werden kann.

Think-Tanks

Bei Think-Tanks handelt es sich um akustisch abgeschirmte Räume, welche sowohl für Besprechungen zu zweit oder in Gruppen als auch für Telefonkonferenzen in Anspruch genommen werden können.

Büro-Sharing

Nicht jedes Unternehmen muss zwangsläufig ein eigenes Büro anmieten. Eine praktische Alternative hierzu ist Büro-Sharing, dabei werden Büroflächen von mehreren Unternehmen in Anspruch genommen. In den gemeinsamen Pausenzonen können sich die Mitarbeitenden sowohl sozial als auch fachlich austauschen.

Active-Interieur

Das passende Mobiliar am Arbeitsplatz darf nicht unterschätzt werden. Immerhin wirkt sich langes Sitzen auf eine Reihe gesundheitlicher Aspekte aus. Folgen können unter anderem sein:

• Erhöhtes Risiko für Herz-Kreislauf- und Stoffwechselerkrankungen,
• Beanspruchung der Beinvenen,
• gestörte Blutzirkulation,
• Nacken-, Schulter- und Rückenschmerzen,
• Haltungsschwäche.

Smart-Office

Die Smart-Office-Angebote auf dem Markt nehmen immer stärker zu. Einige Bürogebäude sind bereits dabei, ihre Technik durch smarte Lösungen auszutauschen.
Im Smart-Office sind mehrere technische Systeme vorhanden, die miteinander verbunden sind. Es handelt sich dabei um ähnliche Lösungen, die auch im Smart Home vorgefunden werden können und dort den Alltag erleichtern.

Geräte, die im Smart-Office zum Einsatz kommen, sind beispielsweise Drucker, digitale Whiteboards oder auch Sitz-Steh-Tische, die euch und eure Mitarbeitenden daran erinnern, die Tischhöhe anzupassen, wenn längere Zeit keine Veränderung vorgenommen wurde.
Auch eine automatische Heiz-Regulation oder Beleuchtung können Teil des Smart-Offices sein.

Die Vorteile, die das Smart-Office mit sich bringt, liegen auf der Hand:
Zum einen könnt ihr damit für verbesserten Arbeitsschutz in eurem Unternehmen sorgen – beispielsweise indem smarte Rauchmelder automatisch die Feuerwehr alarmieren. Auch Energie kann dank des Smart-Offices eingespart werden, indem Licht nur dann eingeschaltet wird, wenn sich ein Mitarbeitender im Raum befindet.
Neben der gesteigerten Effizienz und der erhöhten Sicherheit ist ein weiterer Vorteil die Vereinfachung von Arbeitsprozessen. Mitarbeitende werden erinnert, wenn ein Meetingraum frei wird. Arbeitsplätze und Räume können außerdem ganz einfach reserviert werden.

Smarter Gesundheitsschutz im Büro

Sicherheitsvorkehrungen wie der Mindestabstand sind spätestens seit Beginn der Pandemie allgegenwärtig und müssen auch im Büro eingehalten werden. Neue Bürokonzepte können das Thema “Gesundheitsschutz” aufgreifen und bieten damit nicht nur in Pandemiezeiten einige Vorteile für euch und eure Angestellten.

Ein Beispiel ist “The Core”, der Prototyp eines lernenden Büros, welches vom österreichischen Unternehmen Bene entwickelt wurde. Das Unternehmen ist auf die Gestaltung moderner Bürowelten spezialisiert. Das Büro beinhaltet neben einem Check-in-Terminal, in dem die Temperatur der Mitarbeitenden und Besucher:innen untersucht wird, auch ein Leitsystem, welches sie zu einem ausgewählten Platz führt.

Wie werden Bürogebäude zukünftig aussehen?

Nicht nur Konzepte wie das Smart-Office werden in Zukunft immer häufiger vorzufinden sein, auch die Architektur der Büros wird einen Wandel durchleben, der bereits begonnen hat. Bauprojekte wie das Cube in Berlin zeigen, wie moderne Architektur aussehen kann. Die Bürogebäude werden effizienter, intelligenter und anpassungsfähiger. Doch die modernen Büros sind weit mehr als praktisch. Man findet dort Cafés, Restaurants und Grünflächen, welche als Austauschflächen fungieren und für Inspiration sorgen.

Daneben trägt die Architektur zu Energieeffizienz bei. Durch verglaste Fassaden können die Sonnenstrahlen genutzt werden und Belüftungsluft aus den Büros wird mit Hilfe eines Wärmetauschers für die Klimatisierung verwendet. Auch Regenwassersammelbecken können zum Einsatz kommen, um damit die Grünflächen um das Bürogebäude herum zu bewässern.

Auf dem neuesten Stand mit der Arbeitssicherheit Sofort

Was heute lediglich in vereinzelten Büros vorzufinden ist, kann im Jahr 2030 bereits viel weiter verbreitet sein. Für mehr Effizienz und höheren Gesundheitsschutz in eurem Unternehmen könnt ihr jedoch schon heute sorgen: Die Arbeitssicherheit Sofort unterstützt euch auf dem Weg zu einem sicheren Unternehmen. Bei uns erhaltet ihr die gesetzlich vorgeschriebene Gefährdungsbeurteilung sowie relevante Unterweisungen und Online-Trainings. Holt euch ein unverbindliches Angebot ein und erhaltet genau das, was ihr für die Verbesserung eures Unternehmens benötigt. Folgt uns auch gerne auf LinkedIn, um immer auf dem neuesten Stand zu bleiben. Wir freuen uns auf eure Anfrage!

Beitragsbild: © Shutterstock, zhu difeng

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