Rechtskonforme Aushänge im Intranet Digitale Aushangpflicht: So macht ihr euren Arbeitsschutz digital

Was ist die digitale Aushangpflicht?

Die Arbeitswelt wandelt sich rasant und mit ihr die Anforderungen an die Bereitstellung essenzieller Informationen für Mitarbeiter:innen. Das traditionelle „Schwarze Brett“ weicht ab 2025 einer neuen Verpflichtung: der digitalen Aushangpflicht. Diese definiert, wie Unternehmen gesetzlich vorgeschriebene Informationen, wie Arbeitsschutzbestimmungen oder Arbeitszeitgesetze, digital zugänglich machen müssen. Es geht nicht nur um Papierersparnis, sondern um eine umfassende, zeitgemäße und barrierefreie Informationsversorgung. Dies ist eine entscheidende Entwicklung im Bereich der Arbeitsrecht Digitalisierung.

Als Arbeitgeber:innen seid ihr verpflichtet, Rechtsgrundlagen und unternehmensinterne Regelwerke digital bereitzustellen. Intranets, interne Portale oder spezielle Mitarbeiter-Apps werden zum rechtlich bindenden Medium. Das Ziel ist eine effiziente und garantierte Informationsversorgung für alle Beschäftigten, unabhängig von Arbeitsort oder -zeit. Insbesondere für remote arbeitende Teams oder Mitarbeiter:innen im Schichtdienst ist dies von Vorteil. Eine zentrale Rolle spielt dabei auch § 16 ArbZG, der künftig digital umzusetzen ist.

Rechtssichere Implementierung der digitalen Aushangpflicht

Die rechtssichere Implementierung der digitalen Aushangpflicht erfordert eine strukturierte Vorgehensweise, um nicht nur Inhalte bereitzustellen, sondern auch die Kenntnisnahme zu gewährleisten und zu dokumentieren. Zuerst wählt ihr eine geeignete Plattform, die alle Mitarbeiter:innen erreicht und einen uneingeschränkten, kostenlosen Zugriff ermöglicht. Danach überführt ihr alle aushangpflichtigen Gesetze und internen Vorschriften in ein digitales, leicht verständliches Format. Implementiert Funktionen zur Lesebestätigung oder regelmäßige Abfragen, um die Kenntnisnahme nachzuweisen.

Gewährleistet zudem einen barrierefreien Zugang, damit auch Mitarbeiter:innen mit Einschränkungen die Informationen nutzen können. Etabliert Prozesse für die regelmäßige Aktualisierung der Inhalte und deren transparente Kommunikation.

Ein mittelständisches Produktionsunternehmen führte beispielsweise ein digitales Mitarbeiterportal ein, über das alle aushangpflichtigen Gesetze 2025 zentral verfügbar sind. Jede:r Mitarbeiter:in bestätigt dort die Kenntnisnahme per Klick, was die digitale Dokumentation erheblich vereinfacht.

Wie verändert § 16 ArbZG die aushangpflichtigen Gesetze und eure Pflichten?

Die Anpassung des § 16 des Arbeitszeitgesetzes (ArbZG) ist ein Wendepunkt für die Bereitstellung verpflichtender Informationen. Unternehmen können nun von der traditionellen Aushangpflicht abweichen und die digitale Bereitstellung etablieren. Dies erleichtert die Verwaltung und eröffnet neue Wege für die Arbeitsrecht Digitalisierung, erfordert aber eine präzise Umsetzung. Gedruckte Gesetzeswerke an gut sichtbaren Stellen gehören somit der Vergangenheit an.

Bedingungen für die digitale Bereitstellung

§ 16 ArbZG schreibt vor, dass aushangpflichtige Gesetze für alle Mitarbeiter:innen frei zugänglich, jederzeit abrufbar und barrierefrei bereitgestellt werden müssen. Die Möglichkeit zur Kenntnisnahme muss nachweisbar sein. Ein einfacher Upload auf einen ungeschützten Server ist daher nicht ausreichend. Ihr müsst gewährleisten, dass jede:r Mitarbeiter:in den digitalen Zugang tatsächlich nutzen und die Inhalte erschließen kann. Dies betrifft insbesondere den barrierefreien Zugang, beispielsweise für sehbeeinträchtigte Mitarbeiter:innen, die spezielle Software nutzen. Ein Intranet Arbeitsschutz oder spezialisierte Tools sind hier die erste Wahl, um relevante Dokumente wie das Allgemeine Gleichbehandlungsgesetz oder das Mutterschutzgesetz digital und rechtssicher zu präsentieren.

Intranet und spezialisierte Plattformen als Schwarzes Brett digital

Die Herausforderung und Chance liegt im Aufbau einer robusten digitalen Infrastruktur. Ihr müsst sicherstellen, dass alle Mitarbeiter:innen, auch jene ohne täglichen PC-Zugang, jederzeit Zugriff auf wichtige Informationen haben. Dedizierte Terminals, Tablets oder Mitarbeiter-Apps können hier den barrierefreien Zugang garantieren. Die technische Ausgestaltung muss dabei eine lückenlose Belegung der Kenntnisnahme der aushangpflichtigen Gesetze 2025 ermöglichen.

Ein mittelständisches Produktionsunternehmen implementierte sein Schwarzes Brett digital über das bestehende Intranet. Jede:r Mitarbeiter:in erhält einen Zugang und quittiert wichtige neue Dokumente wie das Arbeitszeitgesetz mit einer digitalen Lesebestätigung. Für Mitarbeiter:innen ohne PC-Arbeitsplatz stehen Terminals in den Sozialräumen bereit, wo der Zugriff und die digitale Dokumentation ebenfalls möglich sind. Eure Pflichten verschieben sich somit von der physischen Bereitstellung zur Gewährleistung eines reibungslosen, sicheren und nachweisbaren digitalen Zugangs.

Welche aushangpflichtigen Gesetze müsst ihr mit der digitalen Aushangpflicht online stellen?

Die Umstellung auf die digitale Aushangpflicht erfordert Klarheit darüber, welche Gesetze und Vorschriften online zugänglich gemacht werden müssen. Es geht darum, eine rechtssichere und effiziente digitale Dokumentation zu etablieren, um rechtliche Risiken zu minimieren und eine transparente Unternehmenskultur zu fördern. Die gesetzliche Verpflichtung zum Aushang oder zur Auslage bleibt im digitalen Zeitalter bestehen, lediglich die Form der Bereitstellung ändert sich.

Übersicht der zentralen aushangpflichtigen Gesetze 2025

Um euch einen klaren Überblick zu verschaffen, welche Gesetze ihr digital bereitstellen solltet, haben wir die wichtigsten Kategorien zusammengefasst. Diese betreffen eine breite Palette von Rechtsgebieten, vom Schutz der Mitarbeiter:innen bis zu Gleichbehandlungsgrundsätzen. Denkt daran, dass Aktualisierungen dieser Dokumente ebenso zwingend sind wie ihre Erstveröffentlichung.

• Arbeitsschutzgesetz (ArbSchG)
• Arbeitszeitgesetz (ArbZG) inklusive § 16
• Mutterschutzgesetz (MuSchG)
• Jugendarbeitsschutzgesetz (JArbSchG)
• Allgemeine Gleichbehandlungsgesetz (AGG)
• Entgelttransparenzgesetz (EntgTranspG)
• Hinweisgebergesetz (Whistleblower-Schutzgesetz)

Ebenso sind Betriebsvereinbarungen und Tarifverträge digital bereitzustellen.

Welche technischen Voraussetzungen braucht eure digitale Aushangpflicht?

Die Umstellung auf die digitale Aushangpflicht erfordert eine robuste, sichere und zugängliche technische Infrastruktur. Ein Schwarzes Brett digital muss mehr können, als nur Dokumente anzuzeigen. Es muss den rechtlichen Anforderungen gerecht werden und effiziente Kommunikation gewährleisten. Eine solide technische Grundlage ist entscheidend, um Bußgelder zu vermeiden und die Informationspflicht gegenüber euren Mitarbeiter:innen lückenlos zu erfüllen.

Geeignete Plattformen für die digitale Aushangpflicht

Intranet-Lösungen, spezialisierte Software für Arbeitsschutzmanagement oder moderne Dokumentenmanagementsysteme (DMS) eignen sich für die digitale Aushangpflicht. Diese müssen den Anforderungen des Arbeitsschutzgesetzes (ArbSchG), wie § 16 ArbZG, und spezifischen DGUV-Vorschriften genügen. Die Auswahl der richtigen Technologie beeinflusst maßgeblich, wie reibungslos die Implementierung im Unternehmen erfolgt. Bedenkt dabei die spezifischen Bedürfnisse eurer Belegschaft und die bereits vorhandene IT-Struktur.

Fundamentale technische Anforderungen

Um Compliance und Mehrwert zu schaffen, sollte euer Schwarzes Brett digital Kernfunktionen erfüllen. Dazu gehören eine sichere Zugangskontrolle, bei der nur berechtigte Personen Inhalte einstellen und verwalten dürfen. Eine Zwei-Faktor-Authentifizierung kann hier sinnvoll sein. Versionierung und Protokollierung sind essenziell, um jede Änderung an einem Dokument nachvollziehbar zu machen. Barrierefreier Zugang gemäß BITV 2.0 ist unerlässlich, sodass Inhalte für alle Mitarbeiter:innen zugänglich sind, unabhängig von Einschränkungen. Mobile Kompatibilität ist wichtig, da viele Mitarbeiter:innen heute mobile Endgeräte nutzen. Eine Archivierungsfunktion für revisionssichere Speicherung über einen bestimmten Zeitraum ist ebenfalls notwendig. Nicht zuletzt sollte eine intuitive Benutzeroberfläche für eine einfache Administration und Wartung sorgen.

Schritt für Schritt zur technischen Implementierung

Die Einführung eines Schwarzen Bretts digital sollte strukturiert erfolgen. Eine Bedarfsanalyse ermittelt, welche aushangpflichtigen Gesetze für euer Unternehmen relevant sind und welche internen Informationen zusätzlich digitalisiert werden sollen. Wählt eine Plattform, die die technischen Anforderungen erfüllt und idealerweise in bestehende HR-Systeme integriert werden kann. Startet mit einem Pilotprojekt und testet die Funktionen mit einer kleinen Gruppe von Mitarbeiter:innen. Bietet umfassende Schulungen für Nutzer:innen und Administrator:innen an, um die Akzeptanz zu fördern. Nach erfolgreicher Testphase erfolgt der unternehmensweite Rollout, gefolgt von Monitoring und Feedback, um das System kontinuierlich zu optimieren.

Wie sichert ihr barrierefreien Zugang der digitalen Dokumentation?

Die Transformation hin zur digitalen Aushangpflicht revolutioniert die Informationsbereitstellung. Die bloße Digitalisierung genügt jedoch nicht. Ihr müsst barrierefreien Zugang und ununterbrochene Verfügbarkeit gewährleisten, damit eure Belegschaft jederzeit und überall auf aushangpflichtige Gesetze 2025 zugreifen kann. Dies ist nicht nur eine Frage der Effizienz, sondern eine zentrale Anforderung an eine zukunftsorientierte digitale Dokumentation im Sinne des Arbeitsschutzes. Jede:r Mitarbeiter:in, unabhängig von technischen Fähigkeiten oder Einschränkungen, muss die benötigten Informationen erhalten.

Strategien für ununterbrochene Verfügbarkeit und Barrierefreiheit

Setzt auf Cloud-basierte Lösungen mit redundanten Servern, die hohe Verfügbarkeit garantieren. Implementiert regelmäßige Backups und ein robustes Disaster-Recovery-Konzept, um Datenverlust vorzubeugen. Stellt sicher, dass alle Dokumente den WCAG-Richtlinien entsprechen, beispielsweise durch lesbare Schriftarten, ausreichende Kontraste und alternative Texte für Bilder. Gewährleistet, dass Inhalte auf allen Endgeräten – PC, Tablet, Smartphone – optimal dargestellt und bedienbar sind. Eine klare Struktur und intuitive Suchfunktionen erleichtern den barrierefreien Zugang zu Informationen. Ein Intranet Arbeitsschutz, das als Single Source of Truth dient, bündelt alle Informationen und gestaltet sie barrierefrei.

Wann bleibt der physische Aushang trotz digitaler Aushangpflicht weiterhin notwendig?

Die digitale Transformation vereinfacht vieles, doch eine reine Ablösung des physischen Aushangs ist oft zu kurz gedacht. Auch wenn die digitale Aushangpflicht viele Prozesse vereinfacht, bleibt der traditionelle, greifbare Aushang in bestimmten Kontexten unverzichtbar für eine lückenlose Informationsweitergabe. Ihr als Führungskräfte oder HR-Verantwortliche tragt die Verantwortung, dass alle Mitarbeiter:innen jederzeit Zugang zu wichtigen Informationen erhalten. Dies bedeutet, dass digitale Kanäle nicht immer ausreichend sind.

Physischer Aushang bleibt unverzichtbar

Ein physischer Aushang gewährleistet die Kenntnisnahme von wichtigen Informationen für Mitarbeiter:innen ohne digitalen Arbeitsplatz oder mit eingeschränktem digitalen Zugang. Die Pflicht zur Information, beispielsweise gemäß § 16 ArbZG oder dem Arbeitsschutzgesetz (ArbSchG), verlangt eine effektive und nachweisbare Zustellung, die digital nicht immer erfüllt ist. Allein die Bereitstellung von Informationen im Intranet Arbeitsschutz oder auf einem Schwarzen Brett digital genügt nicht, wenn ihr nicht sicherstellen könnt, dass wirklich jede:r Mitarbeiter:in die Inhalte zur Kenntnis genommen hat.

Dies betrifft:

• Mitarbeiter:innen ohne eigenen PC-Arbeitsplatz
• Bereiche mit eingeschränktem Internetzugang
• Situationen mit sprachlichen Barrieren.

Auch spezifische Inhalte, die eine sofortige und unübersehbare Wahrnehmung erfordern, wie Notfallpläne, bleiben physisch relevant.

Eure Checkliste: Wie implementiert ihr die digitale Aushangpflicht 2025 erfolgreich?

Wenn ihr jetzt proaktiv handelt, profitiert ihr von schlankeren Prozessen und einer verbesserten Informationsversorgung für alle Mitarbeiter:innen. Diese Checkliste navigiert euch durch die entscheidenden Schritte, um die Transformation erfolgreich zu meistern.

1. Bestandsaufnahme eurer Dokumente

• Prüft alle aktuell aushangpflichtigen Dokumente.
• Welche Inhalte werden über das analoge Schwarze Brett oder andere physische Wege geteilt?

2. Inhalte und Plattform auswählen

• Digitale Plattform auswählen (Intranet oder digitales Schwarzes Brett)
• Sicherstellen: barrierefrei, datenschutzkonform, intuitiv, automatische Versionsverwaltung
• Zugriff und Kenntnisnahme digital dokumentieren

3. Projektteam & Verantwortlichkeiten

• Team aus HR, IT und Geschäftsführung
• Zuständig für Dokumente, Compliance, Schulung und Kommunikation

4. Umsetzung

• Inhalte digitalisieren
• Testphase: Funktionalität und Rechtssicherheit prüfen
• Mitarbeiter:innen schulen

5. Pflege & Monitoring

• Regelmäßige Aktualisierung der Dokumente
• Zugriffe und Kenntnisnahmen dokumentieren
• Feedback der Belegschaft einholen

So könnt ihr Schritt für Schritt die digitale Aushangpflicht integrieren.

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