Arbeit 4.0 – Motivation und High-Performance durch mehr Flexibilität Arbeitszeitmodelle: Work-Life-Balance leben Autor: Tanja Tach

Neue Arbeitszeitmodelle sind vor allem durch die Digitalisierung und den Wertewandel der Mitarbeitenden vorangetrieben worden. Ihr könnt diese Transformation der Arbeitswelt zu eurem Vorteil als Arbeitgebende nutzen. Wenn ihr euren Mitarbeitenden genügend Freiheiten und Vertrauen in der Arbeitszeiterfassung schenkt, kann sich das nachhaltig auf die Wettbewerbsfähigkeit eures Unternehmens auswirken und eure Marktposition stärken.

Arbeiten Nine-to-Five ist nicht mehr zeitgemäß und wird von Ausdrücken wie Work-Life-Balance, New Work oder Arbeit 4.0 überschattet. Doch was für Arbeitszeitmodelle gibt es überhaupt und wie gestaltet sich die gesetzlich vorgeschriebene Zeiterfassung? Diese Fragen und welche Gründe sowie Vor-und Nachteile die Arbeit 4.0 mit sich bringt, klären wir für euch in diesem Beitrag.

Themen in diesem Beitrag

Was heißt Arbeit 4.0?

Unsere Arbeitswelt unterliegt ständiger Veränderung. Arbeitsformen und Arbeitsbedingungen werden digital unterstützt oder komplett automatisiert. Feste Organisationsstrukturen und ein streng hierarchischer Führungsstil sind längst überholt. Vielmehr arbeiten immer mehr Menschen zeit- und ortsunabhängig voneinander, da durch die Digitalisierung und Globalisierung die gesamte Wirtschaft miteinander vernetzt ist.

Arbeit 4.0 meint laut Definition ein flexibles Arbeitszeitmodell, das bedarfsorientiert ist, und Mitarbeitenden weitreichende Möglichkeiten der Zeitsouveränität gibt. Durch diese Freiheit der Mitarbeitenden entsteht eine bessere Work-Life-Balance. Diese hat nicht nur die Gesundheit und Schutz der Mitarbeitenden zur Folge, sondern erhöht auch die Performance des Unternehmens.

Auch der Begriff „New Work” wird immer häufiger verwendet. Dieser gilt als eher technischer Begriff für die Arbeit 4.0. Es dreht sich immer mehr um Flexibilität und digitale Arbeitsplätze. Mitarbeitende arbeiten mit einem Laptop, Tablet oder Smartphone und einer Reihe an Softwareprogrammen in agilen Teams. Coworking und eine intakte Vertrauenskultur nehmen dabei eine große Rolle ein. Mitarbeitende können räumlich ungebunden und möglicherweise in der ganzen Welt verteilt in wechselnden Teams arbeiten. Dabei kann an verschiedenen Projekten simultan und mit der Freiheit zur Selbstorganisation gearbeitet werden. Führungskräfte übernehmen in höherem Maße Aufgaben der Moderation, Motivation und dem Coaching der Mitarbeitenden.

Was bedeutet flexible Arbeitszeiten konkret?

Arbeitszeitmodelle sind die Vereinbarungen zwischen Arbeitgebenden und Arbeitnehmenden hinsichtlich der täglichen, wöchentlichen oder jährlichen Arbeitszeit. Vielleicht kennt ihr einige Arbeitszeitmodelle aus eurem eigenen Unternehmen wie beispielsweise Gleitzeit oder Schichtarbeit. Der Begriff flexible Arbeitszeiten geht noch etwas darüber hinaus. Die Arbeitszeiten weichen nicht einfach vom normalen Acht-Stunden-Tag ab, sondern es geht darum, dass die Arbeitszeit ständig an den betrieblichen Bedarf und an die Wünsche der Beschäftigten angepasst werden kann. Der Umfang und die Verteilung der Arbeitszeit kann somit von beiden Seiten je nach Situation und Anforderung variiert werden.

Was sind die Gründe für flexiblere Arbeitszeitmodelle?

1. Globalisierung: Durch die internationale Verflechtung der Wirtschaft entstehen zunehmend weltweite Märkte für Waren, Kapital und Dienstleistungen. Das bedeutet für euch als Unternehmen erhöhten Konkurrenzdruck. Anforderungen an Servicequalität, Schnelligkeit und Kundenorientierung steigen. Flexible Arbeitszeiten ermöglichen ausgedehnte Betriebszeiten oder eine durchdachte Verteilung von Arbeitszeit, ohne dass die Belegschaft Überstunden leisten muss.
2. Demografische Entwicklung: Durch die steigende Lebenserwartung wird die Belegschaft immer älter. Um gesundheitliche Ausfälle und Gefährdungen am Arbeitsplatz zu vermeiden, sollten frühzeitig Maßnahmen zur gesunden und menschengerechten Arbeitszeitgestaltung ergriffen werden.
3. Wertewandel: Eine gute Bezahlung reicht künftig nicht mehr aus, um Mitarbeitende zu halten. Im Recruiting werden attraktive Arbeitsbedingungen und Work-Life-Balance immer wichtiger. Der Arbeitsplatz muss weiterhin Raum für die persönliche Weiterentwicklung lassen sowie Zeit für Familie und Freizeit einräumen. Mit flexiblen Arbeitszeiten ermöglicht ihr euren Mitarbeitenden größere Zeitautonomie für eine individuelle Lebensgestaltung.
4. Digitalisierung: Durch die Digitalisierung sind die technischen Grundlagen für die Arbeit 4.0 und New Work gegeben. Viele Teile des Lebens sind von der Digitalisierung beeinflusst, darunter auch die Arbeitswelt. Trotz orts- und zeitunabhängigem Arbeiten sollte jedoch auch Erholungszeit geplant werden. In einem flexiblen Arbeitszeitmodell lassen sich die Wünsche von Arbeitgebenden und Arbeitnehmenden vereinbaren.

Wieso ist die Work-Life-Balance so wichtig?

Work-Life-Balance meint ein ausgewogenes Verhältnis zwischen Arbeit und Privatleben. Auch im Recruiting fällt auf, dass vielen Menschen eine gute Work-Life-Balance wichtiger ist als das Einkommen. Sie möchten ihr soziales Leben in der Gesellschaft führen und nicht auf Hobbys oder Freunde verzichten. Gleichermaßen soll aber auch das Unternehmen von der Work-Life-Balance profitieren mit optimalen Maschinenlaufzeiten, Termintreue, Kundenservice und Qualitätssicherung. Die betrieblichen Erfordernisse müssen erfüllt werden, um die Performance zu steigern und die Wettbewerbsfähigkeit zu sichern. Mit einer flexiblen Planung von Arbeits- und Erholungszeiten können beide Seiten gleichermaßen erfüllt werden. Gesundheits- und menschengerechte Arbeitsumstände führen zu einer besseren Performance der Mitarbeitenden.

Wo ist die Arbeitszeit geregelt?

Das Arbeitszeitgesetz (ArbZG) begrenzt zur Sicherheit und Gesundheit der Mitarbeitenden die Länge der Arbeitszeit. Im Regelfall beträgt die werktägliche Arbeitszeit acht Stunden und kann bis hin zu zehn Stunden ausgedehnt werden. Wöchentlich ist damit eine Arbeitszeit von höchstens 60 Stunden erlaubt, solange der vorgeschriebene Zeitausgleich für Erholung erfolgt.

Die Verteilung der Arbeitszeit wird jedoch vom Arbeitszeitgesetz nicht gesetzlich festgelegt. Hierbei könnt ihr als Arbeitgebende die für euer Unternehmen beste Möglichkeit frei auswählen. Das Arbeitszeitgesetz schützt darüber hinaus die Sonn- und Feiertagsruhe. Außerdem verpflichtet das Arbeitsschutzgesetz (ArbSchG) Arbeitgebende dazu, eine Gefährdungsbeurteilung zu erstellen, die sicherstellt, dass keine Gefährdungen aus übermäßiger Arbeitszeitbelastung ausgehen.

Arbeitszeiterfassung: Was ist erlaubt?

Nach dem Arbeitszeitgesetz (ArbZG) muss jede Tätigkeit eurer Mitarbeitenden, die länger als acht Stunden beträgt, erfasst werden. Die Pflicht zur Zeiterfassung darf jedoch unter keinen Umständen zu einer dauerhaften Überwachung der Mitarbeitenden führen.
Weitere Kontrollpflichten bestehen für:

• die maximale Arbeitszeit pro Tag,
• Mindestdauer der täglichen Ruhezeiten,
• Arbeit an Sonn- und Feiertagen,
• Einhaltung von Arbeitszeit Grundnormen.

Darüber hinaus solltet ihr stets um den Datenschutz und die Arbeitssicherheit eurer Mitarbeitenden bemüht sein. Vor allem digitale Arbeit und flexible Arbeitszeiten können dazu führen, dass die Grenzen von Arbeit und Freizeit verschwimmen. Vereinbart dazu am besten genaue Erreichbarkeitszeiten.

Wie muss ein Arbeitszeitkonto geführt werden?

Kein flexibles Arbeitszeitmodell kommt ohne Arbeitszeitkonten aus. Es handelt sich dabei um ein Zeitkonto für eure Beschäftigten, auf dem die geleistete Arbeitszeit täglich festgehalten wird. Dadurch können je nach Länge der vereinbarten Arbeitszeit Abweichungen entstehen, die sogenannten Zeitschulden oder das Zeitguthaben.

Vorteile ergeben sich hier sowohl für euch als Arbeitgebende als auch für eure Mitarbeitenden. Als Arbeitgebende erhaltet ihr Informationen über die Einhaltung der gesetzlich vorgeschriebenen Pausen und Ruhezeiten. Bei Nichteinhaltung könnt ihr hier gegebenenfalls rechtzeitig einschreiten, und so eurer Fürsorgepflicht nachgehen. Arbeitnehmende können ebenfalls ihre gebuchten Stunden kontrollieren und mit dem gezahlten Lohn abgleichen.

Bei flexiblen Arbeitszeitmodellen kann das Arbeitszeitkonto genutzt werden, um entsprechende Mehrarbeit – beispielsweise saisonbedingt – mit längeren Auszeiten auszugleichen. Es gibt auch Langzeitkonten, die dazu dienen, die geleistete Mehrarbeit eurer Mitarbeitenden anzusparen. Diese können sie später für Sabbaticals, Lernzeiten oder Ähnliches nutzen.

Dabei gilt das Arbeitszeitkonto als ein Kredit, den die Beschäftigten den Arbeitgebenden gewähren. Je nach Laufzeit kann diese Summe recht hoch ausfallen. Deshalb fordert das „Gesetz zur Verbesserung der Rahmenbedingungen für die Absicherung flexibler Arbeitszeitregelungen und zur Änderung anderer Gesetze“ von den Arbeitgebenden bestimmte Vorkehrungen zur Absicherung des Wertguthabens im Falle einer Insolvenz.

Überschreiten der Arbeitszeit: Welche Folgen hat es?

Das Überschreiten der Arbeitszeit stellt eine Gefährdung deiner Mitarbeitenden in Sicherheit, Gesundheit und Leistung dar. Durch zu hohe Beanspruchung am Arbeitsplatz bleibt nicht genügend Freizeit, um sozialen, kulturellen oder sportlichen Aktivitäten nachzugehen. Durch den fehlenden Ausgleich gelingt keine Work-Life-Balance mehr, was zu negativen Folgen für die Gesundheit, Leistungsfähigkeit und das soziale Engagement in der Gesellschaft führt.

Schon ab der siebten Arbeitsstunde erhöht sich das Risiko einer Gefährdung. Ab der zwölften Arbeitsstunde ist das Unfallrisiko dann doppelt so hoch wie das eines normalen Arbeitstages. Damit geht auch eine sinkende Performance bzw. Motivation der Mitarbeitenden einher. Gesundheitliche Folgen bei Überschreitung der Arbeitszeiten können sein:

• Magengeschwüre,
• Unruhe, mentale Erschöpfung,
• Konzentrationsschwäche,
• Schlafstörungen,
• Herz-Kreislauf-Krankheiten,
• psychische Belastung,
• Stress, Angstzustände,
• Bluthochdruck,
• Burnout-Syndrom.

Damit ihr die Gefährdung eurer Mitarbeitenden so gut wie möglich minimieren oder beseitigen könnt, ist es wichtig, die gesetzlichen Arbeitszeiten einzuhalten. Um zu erkennen, welche Probleme und Gefahren von der Arbeit konkret ausgehen, ist es außerdem Pflicht, eine Gefährdungsbeurteilung nach dem Arbeitsschutzgesetz zu erstellen. Damit erspart ihr euch enorme Kosten und auch Folgekosten, die bei gesundheitlichen Problemen der Mitarbeitenden aufkommen können und sichert euer Unternehmen für viele unvorhersehbare Szenarien ab.

Welche flexiblen Arbeitszeitmodelle gibt es?

Bei den fortlaufenden Veränderungen in der Arbeitswelt ist es meist nicht einfach, die beste Möglichkeit der Arbeitszeitgestaltung für euer Unternehmen und eure Mitarbeitenden zu finden. Wir listen euch einige Arbeitszeitmodelle auf, um euch einen besseren Überblick zu verschaffen.

Zunächst erfolgt eine Unterscheidung flexibler Arbeitszeitmodelle in mitarbeiterbezogene und betriebsbedingte Flexibilisierung:

Mitarbeiterbezogene Flexibilisierungsmöglichkeiten:

Bei dieser Form haben Mitarbeitende ein direktes Mitspracherecht, was die Verteilung ihrer Arbeitszeiten angeht. Beschäftigten wird somit die Möglichkeit gegeben, die eigene Arbeitszeit nach individuellen Wünschen mitzugestalten.

Betriebsbedingte Flexibilitätsanforderungen:

Diese Arbeitszeitmodelle unterliegen vorwiegend betriebswirtschaftlicher und kapazitätsorientierter Voraussetzungen. Die Arbeitszeitgestaltung richtet sich nach den aktuellen Vorgängen im Betrieb. Mitarbeitende müssen dem Unternehmen zeitlich variabel und oft kurzfristig zur Verfügung stehen, wie beispielsweise beim Bereitschaftsdienst.

Arten von flexiblen Arbeitszeitmodellen:

1. Gleitzeit:
   Bei dem Arbeitszeitmodell Gleitzeit gibt es einen gewissen Spielraum für die Mitarbeitenden. Es besteht eine sogenannte Rahmenarbeitszeit, in der die Mitarbeitenden ihrer Arbeit nachgehen dürfen und eine Kernarbeitszeit in der Anwesenheitspflicht herrscht. In diesem Gleitrahmen dürfen eure Mitarbeitenden selbst bestimmen, wann sie ihrer Normalarbeitszeit von acht Stunden nachgehen wollen. Das heißt, dass Beginn und Ende des Arbeitstages variabel sind.
2. Teilzeit:
   Arbeitszeitmodelle, deren wöchentlicher Umfang unter dem der Vollzeit liegt, sind als Teilzeit zu beschreiben. Die Ausprägungen sind hier jedoch unterschiedlich und individuell umsetzbar. In einigen Ländern wird bereits mit einer Vier-Tage-Woche gearbeitet, in der das Arbeitspensum in einer geringeren Sollarbeitszeit erreicht wird. Ein Vorreiter ist z.B. Island, das Land testet die Vier-Tage-Woche erfolgreich. Das Fazit: Die Produktivität blieb auf gleichem Niveau bzw. verbesserte sich sogar. Die Mitarbeitenden der Unternehmen, die an dem Experiment teilgenommen haben, gaben sogar an, dass sich ihre Gesundheit verbessert hat. Sie empfanden während der Arbeit weniger Stress.
3. Vertrauensarbeitszeit:
   Eure Mitarbeitenden dürfen sich die Arbeitszeiten nach eigenem Belieben einteilen. Durch euch als Arbeitgebende erfolgt keine Kontrolle oder Dokumentation der Arbeitszeit. Die Arbeitsbelastung sollte dennoch nur so hoch sein, dass sie auch zu bewältigen ist.
4. Homeoffice (Telearbeit):
   Eure Mitarbeitenden können der Arbeit von zu Hause aus nachgehen. Gerade mit der digitalen Arbeit ist das in den meisten Betrieben leicht umsetzbar. Ob ihr euren Mitarbeitenden im Homeoffice eine bestimmte Arbeitszeit vorschreibt, ist dabei euch als Arbeitgebenden überlassen.
5. Arbeitszeitkonten:
   Jahresarbeitszeit oder Lebensarbeitszeitkonto. Wie bereits erwähnt, gibt es Zeitwertkonten für Mitarbeitende, bei denen sowohl seitens der Mitarbeitenden als auch der Arbeitgebenden flexibel auf die Verteilung der Arbeitszeit reagiert werden kann. In Hochphasen kann mehr gearbeitet werden und in Phasen mit geringerem Workload wird diese Zeit wieder ausgeglichen. Mitarbeitende können diese Zeitwertkonten nutzen, um Sabbaticals oder eine verlängerte Elternzeit anzutreten.

Welche Vorteile haben die Arbeitszeitmodelle 4.0?

Flexible Arbeitszeiten sind also nicht nur für die Arbeitnehmenden mit Vorteilen verbunden, auch Arbeitgebende profitieren von der Arbeit 4.0. Durchdachte flexible Arbeitszeiten führen zu einer nachhaltigen Verbesserung verschiedenster betrieblicher Abläufe.

Durch flexibel angepasste Arbeitszeiten können verschiedene Teams in unterschiedlichen Zeiten ihrer Arbeit nachgehen. Durch die ausgedehnten Betriebszeiten werden längere Betriebs- oder Maschinenlaufzeiten generiert und somit kürzere Durchlaufzeiten erreicht. Das senkt die Kosten und führt zu verbesserter Wettbewerbsfähigkeit durch größere Präsenz am Markt, schnellere Auftragsabwicklung und bessere Qualität der Produkte oder Dienstleistungen.

Beim Recruiting habt ihr die Möglichkeit, durch flexible Arbeitszeitmodelle den Arbeitsplatz attraktiver zu gestalten und somit mehr Mitarbeitende für euch zu gewinnen. Hierbei kann auch das Stichwort Lernzeitkonto fallen. Wenn geringer Workload besteht, kann die Zeit für Schulungen und Weiterbildung genutzt werden.

Die Möglichkeit der Selbstbestimmung und Flexibilität hat außerdem Auswirkungen auf die Gesundheit eurer Mitarbeitenden. Eine gute Vertrauenskultur fördert die Motivation und Produktivität der Mitarbeitenden und verringert mögliche Existenzängste und Stress. Positive Auswirkungen auf die Work-Life-Balance und die Verhinderung von psychischer Belastung am Arbeitsplatz führt sicher zu einer Verbesserung der Performance eures Unternehmens. Weniger Fehltage bedeuten eine erhöhte Kostenersparnis sowie Umsatzsteigerung.

Gibt es auch Nachteile von New Work?

Natürlich kann es nicht nur Vorteile der Arbeit 4.0 geben, wobei diese auf jeden Fall überwiegen. Es können auch Nachteile durch flexible Arbeitszeitmodelle entstehen. Vor allem betriebsbedingte Flexibilitätsanforderungen mit erhöhtem Arbeitsaufwand führen oft dazu, dass Mitarbeitende vermehrt unter Stress leiden und gesundheitliche Beschwerden aufweisen, wenn dem nicht durch ausreichende Erholungsphasen entgegengewirkt wird.

Schwierig wird es ebenso, wenn Arbeits- und Freizeit nicht mehr gezielt voneinander getrennt werden. Das Homeoffice birgt die Gefahr, ständig am Arbeitshandy erreichbar zu sein, E-Mails zu lesen und sich nie vollends in den Feierabend zu verabschieden. Die erforderliche Ruhezeit von 11 Stunden (§ 5 ArbZG) wird damit nicht eingehalten.

Bei der Vertrauensarbeitszeit sollte außerdem das Vertrauen beider Parteien gewährleistet werden. Die Einführung flexibler Arbeitszeitmodelle sollte nicht zum eigenen Vorteil ausgelegt werden, wie beispielsweise anfallende Mehrarbeit nicht zu bezahlen. Ein Gespräch über den geforderten Workload ist deshalb ungemein wichtig bei einem Vertrauensarbeitszeitsystem.

Die Arbeitssicherheit Sofort für Arbeiten am Puls der Zeit

Die Frage, was Arbeitssicherheit und Arbeitsschutz mit Arbeitszeitmodellen zu tun hat, sollte sich im Laufe dieses Beitrages geklärt haben. Denn jedes Arbeitszeitmodell birgt auch gesundheitliche Risiken. Für euch als Arbeitgebende bedeutet das zum einen, dass mit den verschiedenen Arbeitszeitmodellen bedacht umgegangen werden muss. Zum anderen ist eine Gefährdungsbeurteilung für eure Mitarbeitenden nicht nur unumgänglich, sondern auch gesetzlich festgeschrieben. Dadurch könnt ihr ohne hohen Kostenaufwand die Gesundheit und Sicherheit eurer Mitarbeitenden schützen, um die Performance eures Unternehmens zu sichern und zu steigern.

Wir unterstützen euch gerne dabei, euer Unternehmen sicher zu gestalten. Mit hoher Transparenz und maßgeschneiderten Lösungen bieten wir euch ein Gesamtpaket aus rechtssicherer Digitalisierung der Arbeitswelt und präventivem Arbeitsschutz. Mit outgesourcten Betriebsbeauftragten sind wir unkompliziert und schnell für euch da, sowohl digital als auch vor Ort. Testet am besten für 30 Tage unsere Webplattform SMART CAMPUS, hier findet ihr alle relevanten Gefährdungsbeurteilungen und Mitarbeiterunterweisungen. Wir freuen uns auf eure Anfrage!

Beitragsbild: © Shutterstock, Roman Samborskyi

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