Arbeit 4.0 : Neue Arbeitsmodelle Die Vorteile des Homeoffice für Unternehmen Autor: Tanja Tach

Durch die Digitalisierung ist es vielen Betrieben möglich, remote im Homeoffice zu arbeiten. Vor allem die Corona-Pandemie hat diese Entwicklung stark beeinflusst, da sogar eine Zeit lang eine Homeoffice-Pflicht herrschte. Seitdem gibt es das Homeoffice, die mobile Arbeit und Telearbeit in vielen Betrieben. Nach Ende der Homeoffice-Pflicht müssen Arbeitgebende nun entscheiden, ob das Homeoffice Vorteile für sie bereithält oder nicht. Wie die Vorteile im Homeoffice aussehen und wie ihr diese nutzen könnt, erfahrt ihr in diesem Beitrag.

Themen in diesem Beitrag

Wie wird Homeoffice definiert?

Das Homeoffice beschreibt meist umgangssprachlich das Arbeiten von zu Hause aus. Per Definition handelt es sich beim Homeoffice um eine Art des flexiblen Arbeitens, in der die Arbeitnehmenden ihre Tätigkeit in ihrem heimischen Büro erledigen können. Wenn dieser Zustand dauerhaft ist, handelt es sich um die sogenannte Telearbeit.

Bei der Telearbeit ist die Arbeit von zu Hause durch die Arbeitsstättenverordnung geregelt. Die beiden Vertragsparteien vereinbaren die Dauer der Einrichtung und die geplante wöchentliche Arbeitszeit. Auch Arbeits- und Kommunikationsmittel werden von Arbeitgebenden gestellt.

Eine weitere flexible Arbeitsform, die sich vom Homeoffice unterscheidet, ist das ortsunabhängige mobile Arbeiten. Den Mitarbeitenden wird beim mobilen Arbeiten gestattet, von verschiedenen Orten aus zu arbeiten. Es besteht also kein fester Arbeitsplatz, wodurch auch tragbare Arbeitsgeräte benötigt werden. Wenn ihr mehr über die Unterschiede erfahren wollt, schaut euch gerne diesen Beitrag an.

Was sind die Vorteile von Homeoffice für Arbeitnehmer:innen?

Das Arbeiten im Homeoffice bringt einige Vorteile mit sich. Für die Arbeitnehmer:innen bedeutet das meist mehr Freiheiten, flexiblere Arbeitszeiten und mehr Selbstständigkeit. Wir haben euch die bedeutendsten Vorteile noch einmal zusammengefasst:

Keine langen Arbeitswege und Pendelzeiten

Rund 40 % der sozialversicherten Arbeitnehmer:innen pendeln jeden Tag zu ihrer Arbeitsstätte. Das dauert in vielen Fällen eine Stunde oder sogar länger. Manchmal wird diese Zeit genutzt, um E-Mails zu lesen oder andere Kleinigkeiten zu erledigen, doch meistens wird Musik gehört oder Zeitung gelesen. Die Zeit kann also viel effektiver genutzt werden, wenn die Pendelzeit einfach ganz ausfällt.

Der Arbeitsweg im Homeoffice liegt in dem Gang vom Schlafzimmer zum eigenen Büro und schon kann die Arbeit beginnen. Damit fällt zum einen ein großer Zeitaufwand weg und zum anderen auch eine Menge Stress. Kein Stau, keine verspätete Bahn oder andere nervenaufreibende Dinge passieren noch vor dem eigentlichen Start in den Tag. Der morgendliche Einstieg gestaltet sich demnach viel entspannter.

Einsparen von Kosten

Ohne die tägliche Fahrt ins Büro können Kosten gespart werden. Die naheliegendsten Kosten sind hierbei die Fahrtkosten. Egal ob mit dem Zug, dem Bus oder dem Auto, die Fahrt kostet die Arbeitnehmenden einen monatlichen Betrag, der nicht zu gering ausfällt. Manche Arbeitnehmer:innen können dadurch komplett auf ihr Auto verzichten, was nicht nur gut für die Brieftasche, sondern auch für die Umwelt ist.

Zusätzlich kommen Kosten für die Mittagspause in der Kantine hinzu oder der Kaffee to go auf dem Weg zur Arbeitsstätte. Auch wenn diese Ausgaben nur ein paar Euro betragen, kann das am Ende des Monats schon mal über 100 Euro allein für die Verpflegung ausmachen. Zu Hause wird öfters selbst gekocht, was wesentlich kostengünstiger ist.

Mehr Flexibilität im Alltag

Die Arbeitnehmer:innen können viel flexibler im Alltag reagieren. Wenn zum Beispiel ein Paket erwartet wird oder ein:e Techniker:in angekündigt ist, kann man diese ohne Probleme und großen Zeitaufwand annehmen. Auch dringende Besorgungen oder Arzttermine können besser geplant werden, ohne die Arbeitszeit zunehmend in Anspruch zu nehmen. Generell werden Arbeitnehmende im Homeoffice mehr Freizeit zur Verfügung haben, was sich stark auf die Zufriedenheit und Effizienz der Arbeitnehmer:innen auswirkt.

Verbesserung der Work-Life-Balance

Mehr Freizeit und Flexibilität im Alltag trägt auch zu einer Verbesserung der Work-Life-Balance bei. Es ist nicht einfach, Familie, Freunde, eigene Hobbys und die Arbeit in Einklang zu bringen, sodass für jede Aktivität genügend Zeit bleibt. Durch das Homeoffice kann die Work-Life-Balance leichter erreicht werden. Die Pause kann genutzt werden, um einen Spaziergang mit Freunden zu machen oder die Kinder von der Schule abzuholen. Auch Mütter, die ihren Einstieg in die Arbeitswelt langsam angehen wollen, profitieren durch das Homeoffice. Dadurch ist vor allem Homeoffice mit Kind sehr beliebt. All das ist im Büro eher selten möglich, außer man wohnt sehr nah an der Arbeitsstätte.

Mehr Zufriedenheit und weniger Stress

Die Ungewissheit, pünktlich zur Arbeit zu kommen, da die Bahn Verspätung hat oder der Stau sich einfach nicht auflösen will, löst in dem Körper Stress aus. Auch der hohe Zeitaufwand und wenig Zeit für eigene Interessen wirkt sich in physischer und psychischer Belastung aus. Durch das Homeoffice werden Arbeitnehmer:innen oft entspannter und zufriedener. Das führt dazu, dass Arbeitnehmende glücklicher und gesünder sind. Zu viel Stress führt oft auch zu Überlastung. Wie man diese erkennt, vorbeugt und verhindert, erfahrt ihr in diesem Beitrag.

Arbeitszeit nach dem eigenen Biorhythmus richten

Jeden Tag um acht Uhr im Büro sein und volle Leistung bringen. Das ist nicht für jeden so einfach. Langschläfer:innen werden in den frühen Stunden nicht besonders effektiv arbeiten können, da ihr Biorhythmus darauf ausgelegt ist, später am Tag leistungsfähiger zu sein. Im Homeoffice ist das kein Problem, solange keine frühen Telefonkonferenzen anstehen bzw. eure Kernarbeitszeit das zulässt.

Weniger Ablenkungen

Man könnte denken, dass die Ablenkungen zu Hause mit Familie, Fernsehen und Smartphone steigen werden. Tatsache ist jedoch, dass die größte Ablenkung im Arbeitsleben der Austausch mit Kolleg:innen ist. Dieser ist für das Arbeitsleben zwar von großer Bedeutung, jedoch weitet er sich bei persönlichem Kontakt oft zu sehr aus. Anstatt einer fünfminütigen Kaffeepause entsteht oft ein halbe Stunde langer Austausch.

Das Arbeitsumfeld im Homeoffice ist außerdem oft ruhiger als in einem großen Büro, indem viele sprechen, telefonieren oder auf dem Computer tippen. Ohne diesen Lärmpegel kann konzentrierter gearbeitet werden.

Größere Verantwortung

Mit der Arbeit im Homeoffice trägt jeder einzelne Mitarbeitende mehr Verantwortung als üblich. Ohne die Kontrolle der Mitarbeiter:innen, die neben einem sitzen oder der Führungskraft, die ab und zu vorbeischaut, muss die Arbeitszeit selbstständig und diszipliniert erledigt werden. Jeder Arbeitnehmende ist somit eigenständig für seine oder ihre Motivation verantwortlich. Dazu gehört außerdem beiderseitiges Vertrauen.

Gibt es auch Nachteile für eure Angestellten?

Neben den vielen Vorteilen, die sich für die Arbeitnehmer:innen ergeben, gibt es auch Nachteile, die entstehen können. Dabei kommt es immer auf die Person sowie das Arbeitsumfeld an, indem gearbeitet wird.

Arbeit und Privates verschwimmen

Die Möglichkeit, im privaten Haushalt zu arbeiten, birgt auch Gefahren. Besonders bei flexiblen Arbeitszeiten gibt es keine klare Trennung von Arbeit, Pause und Feierabend. Wenn sich Arbeitnehmer:innen diese Linie nicht selber setzen, besteht die Gefahr, unter Überlastung zu leiden. Die Angestellten bleiben permanent im Arbeitsmodus und haben nicht das Gefühl, abschalten zu können. Dadurch zieht sich die Arbeit bis spät in den Abend oder sogar in die Nacht. Grund dafür ist das Gefühl, den Mitarbeiter:innen und Führungskräften zu beweisen, dass man im Homeoffice produktiv ist und nicht private Dinge erledigt.

Erschwerter Informationsfluss

Die Digitalisierung bietet zwar die Möglichkeit, über Chats und Videoanrufe zu kommunizieren. Dennoch hat die Kommunikation einige Grenzen. Zum einen ist durch die räumliche Distanz die Überwindung, jemanden anzurufen oder anzuschreiben im Homeoffice viel größer als im persönlichen Kontakt. Mitarbeiter:innen versuchen daher viel selbst herauszufinden. Gleichzeitig fällt die Informationsaufnahme weg, die bei spontanen Begegnungen und Gesprächen entsteht. Die Angestellten erhalten dadurch wesentlich weniger Informationen über die Geschehnisse im Unternehmen.

Ein weiterer Nachteil ist, dass es durch den Kontakt per E-Mail häufiger zu Missverständnissen kommt, da Aufgabenstellungen oder Feedbacks falsch interpretiert oder nicht verstanden werden. Auch Brainstorming und Feedbackgespräche gestalten sich online weniger produktiv oder mit erhöhtem Zeitaufwand.

Mangelnde Disziplin

Im Homeoffice ist jeder Angestellte für sich selbst verantwortlich und muss die gewünschten Aufgaben erledigen. Doch im Haushalt kommen oft Dinge dazwischen, wie Wäsche waschen, ein klingelndes Telefon oder die Kinder kurz beschäftigen. Diese Ablenkungen können dazu führen, dass die Arbeit nicht konzentriert genug bearbeitet oder auch vernachlässigt wird. Vor allem Homeoffice mit Kind kann zunehmend zur Doppelbelastung werden. Dadurch nimmt die Produktivität erheblich ab. Sich selbst zu motivieren, fällt vielen Beschäftigten weiterhin schwer.

Fehlender Kontakt zu Kolleg:innen

Der regelmäßige Austausch mit Mitarbeiter:innen auf den Fluren oder im Büro fällt im Homeoffice weg. Kein Wunder also, dass sich viele Arbeitnehmende im Homeoffice einsam fühlen und das Teamgefühl verlieren. Zwischenmenschliche Kontakte tragen immens zur Arbeitszufriedenheit, zur Teambildung und dem Arbeitsklima bei. Wenn jemand wenig bis gar keinen Kontakt zu anderen Kolleg:innen hat, kann diese Person sich ausgeschlossen und unzufrieden fühlen.

Geringe Präsenz bei der Führungskraft

Wenn die Arbeitnehmenden in keinem direkten Kontakt zu der verantwortlichen Führungskraft stehen, kann sich das negativ auf die Karriere auswirken. Der Spruch aus dem Auge, aus dem Sinn kann für einige Mitarbeiter:innen bedeuten, dass sie bei Gehaltserhöhungen oder Beförderungen schneller übergangen werden als die Personen, die im Büro präsent sind. Auch wenn diese Bevorzugung meist unterbewusst passiert, ist sie dennoch nachteilig für die Arbeitenden im Homeoffice.

Welche Vorteile kann Homeoffice für euch als Arbeitgeber:innen haben?

Auch für das Unternehmen kann die Arbeit im Homeoffice von Vorteil sein. Zum einen hat es für das Mitarbeiter-Recruiting einen weiteren Anreiz, da sich viele Arbeitnehmer:innen die Möglichkeit, im Homeoffice zu arbeiten, wünschen. Die Arbeitnehmer:innen arbeiten außerdem produktiver und effizienter, wenn sie zufrieden mit ihrer Arbeitssituation sind. Dadurch steigt grundsätzlich die Performance des Unternehmens an. Auch Ausfälle durch Krankheiten werden im Homeoffice geringer, da das Infektionsrisiko sinkt und die Mitarbeitenden sich nicht gegenseitig anstecken können. Dies wirkt sich zudem positiv auf die Kosten aus. Ein weiterer Kostenfaktor, der eingespart wird, ist der für Büroräume, Strom und andere Fixkosten.

Ob Homeoffice für euer Unternehmen sinnvoll ist, kommt ganz auf die Tätigkeit und die Branche an, in der ihr euch befindet. Ihr solltet jedoch unbedingt die nötige digitale Infrastruktur haben, um auch im Homeoffice erfolgreich zu sein.

Wie sieht es mit Nachteilen für Arbeitgeber:innen aus?

Genauso wie Vorteile gibt es auch Nachteile, die für Arbeitgeber:innen entstehen können. Zunächst sind die Nachteile, die für Arbeitnehmende bestehen, immer auch schlecht für die Arbeitgebenden. Denn unzufriedene, unmotivierte Mitarbeiter:innen werden nicht die erforderlichen Leistungen erbringen können, die das Unternehmen sich wünscht. Dadurch fällt die Effizienz und Performance ab, wodurch weniger Gewinn ausgeschüttet wird.

Weitere Nachteile für Arbeitgeber:innen haben wir folgend für euch aufgezählt:

• geringe Mitarbeiter:innenbindung führt zu hoher Mitarbeiterfluktuation,
• kein Teamzusammenhalt,
• geringes Vertrauen,
• zu wenig Kontrolle,
• sinkende Performance,
• steigende Kosten,
• fehlende Datensicherheit erhöht Risiken.

Tipps zur Gestaltung des Homeoffice

Um nicht unter den Nachteilen des Homeoffice zu leiden, sondern die Vorteile effektiv zu nutzen, haben wir einige Tipps für euch und euer Unternehmen.

1. Grenzen und Regeln festlegen:
   Ihr als Arbeitgebende seid dafür verantwortlich, dass die Arbeit auch im Homeoffice sicher und effizient erledigt wird. Um also Mehrarbeit oder das Verschwimmen von Arbeit und Privatem zu verhindern, solltet ihr Kernarbeitszeiten festlegen, Ruhezeiten kontrollieren und Kommunikationskanäle etablieren. Von privaten Handys und Laptops ist abzuraten. Auch ihr als Führungskraft solltet niemanden mehr nach der festgelegten Arbeitszeit kontaktieren.
2. Kommunikation fördern:
   Um nicht zu vereinsamen, ist es ratsam, auch im Homeoffice mit Kolleg:innen in Kontakt zu bleiben. Als Arbeitgeber:innen könnt ihr entsprechende Teamevents planen oder wöchentliche Calls einführen, in denen Smalltalk geführt und Probleme und Wünsche geäußert werden können. Auch Teamarbeiten oder gemeinsame Mittagspausen können das Teamgefühl stärken. Häufiger Austausch führt dazu, dass weniger Missverständnisse und Hemmungen herrschen, wodurch die Aufgaben kompetenter erledigt werden können.
3. Einrichtung eines festen Arbeitsplatzes:
   Wenn eure Angestellten dauerhaft im Homeoffice arbeiten, müsst ihr darauf achten, dass sie einen ergonomisch eingerichteten Arbeitsplatz haben, der über die nötigen Geräte verfügt. Auch Lichtverhältnisse, Lärm und Raumtemperatur sind Aspekte, die die Arbeit beeinflussen. Am besten führt ihr mit euren Mitarbeiter:innen eine Gefährdungsbeurteilung für das Homeoffice durch. Damit können die Mängel schnell entdeckt und behoben werden.
4. Datensicherheit gewährleisten:
   Für den Zugang zu wichtigen Tools, die eure Mitarbeiter:innen täglich nutzen, gibt es Passwortmanager, durch die die Sicherheit eurer Daten erhöht wird. Außerdem solltet ihr einheitliche Videokonferenz-Tools sowie Nachrichtensysteme verwenden. Informiert eure Mitarbeiter:innen über mögliche Gefahren, wie zum Beispiel Phishing-Mails.

Wie sind Arbeitssicherheit und Gesundheitsschutz im Homeoffice geregelt?

Bei den rechtlichen Anforderungen an das mobile Arbeiten und die Telearbeit könnt ihr euch am Arbeitsschutzgesetz (ArbSchG) und der Arbeitsstättenverordnung (ArbStättV) orientieren. Wichtig zu wissen ist, dass auch im Homeoffice Gefahren entstehen können, die ihr als Arbeitgebende vermeiden solltet. Um diese Maßnahmen ergreifen zu können, ist eine Gefährdungsbeurteilung des Arbeitsplatzes notwendig.

Neben Gefährdungsbeurteilungen gehören auch Unterweisungen und Mitarbeiter:innengespräche zur Vorsorge des Arbeitsschutzes dazu. Auch Unfälle im Homeoffice werden zum Teil von der Berufsgenossenschaft als Arbeitsunfall angesehen. Wenn ihr dabei nicht die erforderlichen Maßnahmen getroffen habt, kann euch eine Mitschuld zuteilwerden , die zu hohen Kosten führen kann. Wenn ihr mehr über Unfälle im Homeoffice erfahren wollt, empfehlen wir euch diesen Beitrag.

Die Arbeitssicherheit Sofort steht euch beim Thema Homeoffice zur Seite

Wie ihr sehen konntet, hat das Thema Homeoffice sowohl Vor- als auch Nachteile für euch, eure Mitarbeiter:innen und das Unternehmen. Ob ihr letztendlich die Telearbeit oder mobile Arbeit in eurem Unternehmen einführt, hängt von eurem Betrieb ab.

Ein grundsätzliches Recht auf Homeoffice gibt es nicht, das könnt ihr selbst für euer Unternehmen entscheiden. Ihr solltet euch fragen, inwieweit die Vorteile überwiegen werden. Seid ihr entsprechend fortschrittlich im Bereich der Digitalisierung, habt ihr vermehrt Kontakt mit Kunden oder könnt ihr euren Angestellten vollkommen vertrauen? All diese Fragen und mehr solltet ihr euch stellen, bevor ihr das flexible Arbeitszeitmodell einführt. Dabei kann es sich probeweise auch nur um einen Tag in der Woche handeln.

Dennoch seid ihr gleichermaßen in der Verantwortung, euren Mitarbeiter:innen einen sicheren Arbeitsplatz zu bieten, der sowohl für die körperliche als auch geistige Gesundheit nicht zu belastend ist. Wir empfehlen euch, die Gefährdungsbeurteilung für das Homeoffice einfach online durchzuführen, mit unserer Plattform SMART CAMPUS. Wir freuen uns auf eure Anfrage! Gemeinsam verhelfen wir euch zu einem sicheren Unternehmen.

Wir freuen uns auf eure Anfrage!

Beitragsbild: © Shutterstock, MT-R

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